Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych, także w przyszłości, przez administratora danych osobowych Resulto sp. z o.o., z siedzibą we Wrocławiu, przy ul. Grabiszyńskiej 241, w celu realizacji usługi "Newsletter Resulto", a także w celach marketingowych produktów i usług własnych administratora danych osobowych oraz podmiotów z nim współpracujących. Niniejszą zgodę składam dobrowolnie i oświadczam, że zostałem/łam poinformowany/na o uprawnieniach przysługujących mi na podstawie ustawy z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. z dnia 17 czerwca 2002 r., Dz.U. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), w tym o prawie wglądu do danych, ich poprawienia, prawie żądania zaprzestania dalszego ich przetwarzania oraz prawie wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną na podany powyżej adres poczty elektronicznej wysyłanych przez Resulto Sp. z. o.o.

Rozliczenie dotacji – Jak rozliczyć dotację unijną? Wszystko co powinieneś wiedzieć o niezbędnych działaniach po otrzymaniu dofinansowania

med_061017_cr_3271

Wnioskodawcy (przyszli Beneficjenci) po złożeniu wniosku dotacyjnego, otrzymaniu decyzji o dofinansowaniu lub podpisaniu umowy o dofinansowanie, są dopiero na początku drogi w „faktycznym” pozyskaniu dotacji. Czeka ich szereg biurokratycznej pracy – rozliczenie dotacji. Prawidłowe rozliczenie projektu gwarantuje wpływ środków z dotacji (zaliczkowych lub refundowanych) na konto bankowe. Korzystanie z unijnych dotacji to liczne obowiązki. Nieprawidłowości w rozliczaniu projektu mogą skutkować utratą (części lub całości) dotacji. Niektóre projekty są łatwiejsze do rozliczania, inne trudniejsze. Jednak biorąc pod uwagę, że w latach 2014-2020, zamiast uprościć biurokratyczną pracę (takie były założenia) skomplikowano ją (stan na 2016 rok), trzeba być cierpliwym i skrupulatnym. W każdym projekcie procedura rozliczenia dotacji unijnej składa się z kilku etapów.

Znajdź odpowiednią dotacje dla siebie i firmy (tabelka) ⇐

btn_wyslij_zapytanie

 

 

Jak rozliczyć dotację unijną?

 

Etapy rozliczania projektu dotacyjnego

Opracowanie i złożenie dobrego wniosku o dofinansowanie (mimo iż skomplikowane i czasochłonne) nie gwarantuje pozyskania dotacji. Oczywiście dobrze napisane wnioski i przemyślane projekty (nastawione na zdobywanie punktów w trakcie oceny merytorycznej) mają duży potencjał. Jednak po złożeniu wniosku Wnioskodawcę (przyszłego Beneficjenta) czeka jeszcze sporo pracy – rozliczenie dotacji.

 

Złożony wniosek jest poddawany ocenie:

 

  • technicznej
  • zgodności ze strategią ZIT (w przypadku naborów w ramach ZIT)
  • formalnej oraz
  • merytorycznej (punktowana).

 

Łącznie ocena może trwać nawet 6-7 miesięcy (a zapowiedzi przed rozpoczęciem nowej perspektywy mówiły o 3 miesiącach). Na każdej z ocen możemy zostać poproszeni o różnego rodzaju poprawki i wyjaśnienia. To właśnie te poprawki i wyjaśnienia są najczęściej najważniejsze w kwestii pozytywnej lub negatywnej decyzji o przyznaniu dofinansowania. Kiedy uda nam się pozytywie przebrnąć przez wszystkie etapy oceny i „załapać” na listę rankingową wystarczajaco wysoko tj. na miejscu gwarantującym przyznanie dotację (niekiedy wymaganą liczbę punktów zdobywa więcej projektów, niż jest dostępnych środków), odnieśliśmy duży sukces – jednak doprowadzenie do uzyskania  wpływu dofinansowania na konto bankowe wymaga jeszcze dalszej pracy.

.

Podpisanie umowy o dofinansowanie

Do podpisania umowy o dofinansowanie wymagane jest złożenie długiej listy dokumentów:

 

  • w sytuacji, kiedy złożone do sprawdzenia dokumenty będą zawierały błędy lub braki, organizator naboru wzywa do ich uzupełnienia
  • jeśli nie zostaną one uzupełnione – umowa o dofinansowanie nie zostanie podpisana.

 

Zapoznaj się z procesem podpisywania umowy o dofinansowanie oraz listą wymaganych dokumentów

 

Jeśli projekt rozpoczniemy przed podpisaniem umowy

 

  • nie jesteśmy zobligowani do informowania o tym, że „być może” będzie on dofinansowany w ramach środków europejskich oraz
  • nie jesteśmy zobligowani do odpowiedniego oznaczania działań, dokumentów i materiałów znakami unijnymi itp.

 

Jednak rozpoczynając projekt wcześniej, musisz postępować tak, jakby umowa została podpisana (czyli wg wymagań dot. rozliczania dotacji). Należy pamiętać o:

 

  • trzymaniu się zapisów z wniosku o dofinansowanie – pamiętaj, że nie wolno samodzielnie zmieniać założeń, które są we wniosku – jeśli miałbyś podpisaną umowę o dofinansowanie, musiałbyś skonsultować te zmiany z organizatorem naboru i uzyskać jego akceptację (czasem wymagane są nawet aneksy do umowy) – procedura zmian jest opisana w umowie o dofinansowanie
    • w przypadku zmian wpływających na cel projektu, wniosek może zostać poddany ponownej ocenie
    • zakres zmian nie jest dowolny
    • zmiany wpływające na zwiększenie dofinansowania są niedozwolone
    • zmiany, które skutkowałaby nieprzyznaniem dofinansowania gdyby projekt w takiej postaci podlegał ocenie są równiez niedozwolone
    • najbardziej prawdopodobne zmiany w projekcie dotyczą zmiany:
      • nazwy Wnioskodawcy
      • formy prawnej Wnioskodawcy
      • daty osiągnięcia wskaźników rezultatu
      • wielkości wskaźników
      • numeru rachunku bankowego
      • adresu
      • okresu realizacji
      • miejsca lokalizacji
      • wysokości (zmniejszenia) kosztów kwalifikowalnych
      • wysokości (zmniejszenia) dofinansowania
      • wysokości wartości całkowitej kosztów projektu
      • harmonogramu płatności i realizacji
      • zakresu projektu
      • przesunięcia środków pomiędzy kosztami
  • terminach wynikających z harmonogramu rzeczowo – finansowego – pamiętaj, że wszelkie zmiany w harmonogramie wymagają konsultacji i zatwierdzenia, jeśli miałbyś podpisaną umowę o dofinansowanie, musiałbyś skonsultować te zmiany z organizatorem naboru i uzyskać jego akceptację
  • kwalifikowalności wydatków – lista kosztów kwalifikowalnych została określone we wniosku i nie ulegnie już rozszerzeniu (na etapie negocjacji z organizatorem może się jedynie skrócić), dodatkowo o ich kwalifikowalności decyduje m.in.:
    • czy zakup został dokonany zgodnie z obowiązującymi procedurami oraz czy sposób udokumentowania zakupu jest odpowiedni
    • czy rzeczywiście wydatek został poniesiony
    • czy poniesienie wydatku było zasadne
    • czy poniesienie wydatku było efektywne
    • dodatkowo należy pamiętać o kwalifikowalności podatku VAT (w zależności, czy Wnioskodawca jest uprawniony do jego odzyskania lub nie)
  • odpowiednim wyborze wykonawców i dostawców usług/robót budowlanych – nieprzestrzeganie zasad grozi obniżeniem lub cofnięciem dotacji
    • przy wyborze dostawców musimy przestrzegać procedur (nie dotyczy nas wyłącznie wymóg oznakowania dokumentacji i innych materiałów znakami unijnymi)
      • ustawy Pzp, zasad konkurencyjności lub rozeznania rynku
    • dodatkowo należy przestrzegać zasady przejrzystości, uczciwej konkurencji, jawności i efektywności
    • należy unikać konfliktu interesów (dostawca niepowiązany osobowo lub kapitałowo z Wnioskodawcą)
    • w trakcie podpisywania umowy o dofinansowanie jesteśmy zobligowani do przedstawienia dokumentacji z zakończonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, dla wartości szacunkowej wyższej lub równej 209 000 EUR
  • wydzieleniu operacji finansowych związanych z projektem – operacje finansowe związane z projektem powinny się odbywać na specjalnym, stworzonym/wyodrębnionym do tego celu koncie bankowym (jego numer podaje się w umowie o dofinansowanie)
  • wyodrębnionej dokumentacji księgowej – która umożliwi bezproblemową identyfikację wszystkich dokumentów księgowych dot. projektu.

 

Wybór dostawców i wykonawców w ramach zakupów w projekcie

Etap ten został już wspomniany powyżej. Jest to bardzo szeroki temat, z tego względu wszystkie niezbędne informacje zawarliśmy w oddzielnym artykule na naszym blogu – zapoznaj się z obowiązkami w ramach zakupów w projekcie i wyboru oferentów.

 

Podsumowując – etap wyboru oferenta składa się z dwóch podstawowych działań:

 

  • szacowanie wartości zamówienia – mimo iż we wniosku o dofinansowanie szacowaliśmy już wysokość poszczególnych kosztów kwalifikowalnych, musimy powtórzyć tę czynność, pozwala ona wybrać właściwą procedurę wyboru oferentów – w zależności od wartości zamówienia
    • szacowanie musi opierać się na aktualnych cenach rynkowych
      • wymagane rozeznanie rynku wśród co najmniej 3 potencjalnych dostawców/wykonawców
      • lub można opierać się na informacjach z poprzednich, podobnych postępowań
        • jeżeli były zgodne z zasadmi konkurencyjności.
  • właściwy wybór oferenta – w zależności od oszacowanej wartości zamówienia – zakupy w projekcie można przeprowadzić na 3 sposoby:
    • zgodnie z ustawą Pzp
    • zgodnie z procedurą z zachowaniem zasad konkurencyjności
    • zgodnie z uproszczoną procedurą rozeznania rynku.
  • Beneficjenci podlegający Pzp

    • stosują zasady obowiązujące w ustawie Pzp – dla wydatków powyżej 30 tys. EUR netto
      • podstawą spełnienia zasad konkurencyjności jest umieszczenie zapytania ofertowego w Bazie Konkurencyjności
      • dodatkowo jeśli wartość zakupu jest równa bądź przekracza próg (209 tys. EUR) określony w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy PZP – należy zapytanie ofertowe umieścić również w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej
    • stosują zasady konkurencyjności – dla wydatków od 50 tys. zł netto do 30 tys. EUR netto włącznie
    • stosują zasady uproszczone – rozeznania rynku – dla wydatków do 50 tys. zł netto włącznie
      • dla wydatków od 20 tys. zł netto do 50 tys. zł netto włącznie – należy dodatkowo (oprócz rozeznania rynku i stworzenia notatki z tego rozeznania) upublicznić zapytanie ofertowe na posiadanej stronie internetowej lub innym dostępnym portalu do umieszczania zapytań

  • Beneficjenci niepodlegający ustawie Pzp

    • stosują zasady konkurencyjności – dla zakupów powyżej 50 tys. zł netto
      • podstawą spełnienia zasad konkurencyjności jest umieszczenie zapytania ofertowego w Bazie Konkurencyjności (na min. 7 lub 14 dni kalendarzowych)
      • dodatkowo jeśli wartość zakupu jest równa bądź przekracza próg (209 tys. EUR) określony w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy PZP – należy zapytanie ofertowe umieścić na bazie konkurencyjności na co najmniej 30 dni kalendarzowych
    • stosują zasady uproszczone – rozeznania rynku – dla wydatków do 50 tys. zł netto włącznie
      • dla wydatków od 20 tys. zł netto do 50 tys. zł netto włącznie – należy dodatkowo (oprócz rozeznania rynku i stworzenia notatki z tego rozeznania) upublicznić zapytanie ofertowe na posiadanej stronie internetowej lub innym dostępnym portalu do umieszczania zapytań

 

Dokumentację dotyczącą przeprowadzonej procedury wyboru dostawcy/usługodawcy i dokonania zakupu wraz z umową z wykonawcą/dostawcą należy dostarczyć w terminie 7 dni od podpisania tej umowy do Wydziału Kontroli Projektów RPO (jeśli dotyczy – aneksy do tych umów również w terminie 7 dni).

 

Informacja, promocja i oznakowanie projektu

Informowanie i promowanie projektu dofinansowanego ze środków europejskich to szeroki temat, z tego względu został on opisany w oddzielnym artykule na naszym blogu – zapoznaj się z obowiązkami w ramach informacji i promocji projektów unijnych.

 

Podsumowując temat promocji projektów – Beneficjenci dotacji unijnych mają obowiązek informowania otoczenia i odbiorców projektu o fakcie korzystania ze środków europejskich. Wiąże się to z:

 

  • koniecznością oznaczenia znakiem UE, znakiem Funduszy Europejskich, a w przypadku programów regionalnych również herbem województwa lub jego logo promocyjnym:
    • wszystkich działań informacyjne i promocyjne dotyczące projektu
    • wszystkich dokumentów projektowych, które są podawane do wiadomości publicznej
    • dokumentów i materiałów dla osób i podmiotów uczestniczących w projekcie,
    • poniżej przykład loga dla projektu realizowanego w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego na lata 2014-2020:

razem

  • koniecznością umieszczenia opisu projektu na stronie internetowej/podstronie/zakładce lub jej stworzenie
  • koniecznością umieszczenia plakatu lub tablicy (informacyjnej lub/i pamiątkowej) w miejscu realizacji projektu
  • koniecznością przekazywania uczestnikom projektu (podmioty i/lub osoby) informacji o tym, że projekt jest współfinansowanych ze środków unijnych

.

Sprawozdawczość

 

W trakcie realizacji projektu oraz po jego zakończeniu Beneficjenci są zobowiązani do:

 

  • prowadzenia i przechowywania dokumentacji projektowej
  • informowania organizatora naboru o podejmowanych działaniach, efektach tych działań oraz wydatkach dot. realizacji projektu
  • informowania o przyszłych działaniach i wydatkach.

 

Podstawowym dokumentem pozwalającym na pozyskanie refundacji środków dofinansowania lub zaliczki jest wniosek o płatność. Składa się go za pomocą Centralnego Systemu Teleinformatycznego (CST).

 

Czytaj więcej o wymogach sprawozdawczości oraz wniosku o płatność.

 

Kontrola Projektu

Każdy Beneficjent zostanie poddany co najmniej jednej kontroli na zakończenie realizacji projektu. Kontroli może być oczywiście więcej i mogą to być kontrole różnego rodzaju.

 

W trakcie kontroli przede wszystkim sprawdzane jest:

 

  • czy spełnione są założenia opisane we wniosku o dofinansowanie
  • czy projekt jest realizowany terminowo
  • czy osiągnięto efekty, do których Beneficjent się zobligował
  • czy operacje finansowe i księgowe są „czytelne” i prowadzone z odrębnego konta oraz w ramach odrębnej dokumentacji księgowej
  • czy nie dokonano niedozwolonych zmian
  • czy przeprowadzono prawidłową procedurę zakupów oraz promocji projektu
  • oraz poprawność całej dokumentacji projektowej i zasady jej oznakowania.

 

Czytaj więcej o kontroli projektów unijnych, ich rodzajach i zakresach.

 

Kontrola może doprowadzić do utraty lub obniżenia dofinansowania – jeśli zostaną wykryte nieprawidłowości.

.

Trwałość projektu – obowiązki w okresie trwałości projektu

Po zakończeniu realizacji projektu (dzień, w którym następuje ostatnia wypłata dofinansowania – data ostatniej płatności dotacji – przeważnie oznacza to również fakt przejścia końcowej kontroli) – obowiązuje nas również obowiązek zachowania trwałości projektu.

 

Okres trwałości projektu to okres, w którym niedozwolone są poważne zmiany w dofinansowywanym projekcie. Standardowo jest to 5 lat, jednak dla podmiotów z sektora MSP skrócono ten okres do 3 lat.

 

Wraz z koniecznością zachowania trwałości projektu, występuje również obowiązek:

 

  • poddania się kontroli
  • archiwizacji dokumentacji
  • utrzymania wskaźników i efektów
  • unikania podwójnego finansowania
  • informowanie organizatora o zasadniczych zmianach w projekcie i działalności

 

Czytaj więcej o okresie trwałości, obowiązkach z nim związanych i działaniach, które go naruszają.

 

Niepoprawne przeprowadzenie tego etapu może skutkować odebraniem dotacji oraz koniecznością zapłacenia odsetek (obliczonych analogicznie jak dla zaległości podatkowych i proporcjonalnie do okresu, w którym nie przestrzegana była zasada trwałości).

.

Porady dla osób rozpoczynających realizację i rozliczanie projektu dotacyjnego

Jeśli przy rozliczeniu dotacji nie wspierasz się firmą zewnętrzną (jak Resulto), pamiętaj przede wszystkim o:

 

  • ponownym przeczytaniu wniosku o dofinansowanie i przypomnieniu sobie wszystkich założeń, na podstawie których został opracowany
  • bardzo dokładnym zapoznaniu się podpisaną umową o dofinansowanie
  • zapoznaniu się z procedurami obowiązującymi przy zakupie w projekcie – Pzp lub zasada konkurencyjności
  • zapoznaniu się z zasadami dot. informacji i promocji projektu dotacyjnego
  • zapoznaniu się z zasadami tworzenia i składania wniosków o płatność
  • archiwizowaniu wszystkich dokumentów związanych z projektem – najlepiej w wersji papierowej i elektronicznej
  • trzymaniu się terminów ustalonych w harmonogramie
  • zrealizowaniu wskaźników i efektów, do których się zobowiązaliśmy we wniosku
  • regularnych spotkaniach z zespołem projektowym / osobami biorącymi udział w realizacji projektu i rozwiązywaniu występujacych projektów na bieżąco
  • konsultowaniu potencjalnych zmian z organizatorem naboru oraz informowaniu go o zasadniczych zmianach w okresie trwałości projektu.

 

Poradniki i instrukcje omawiające rozliczenie dotacji znajdują się na stronach instytucji prowadzących nabór wniosków w danym programie.

.

Pomagamy w pozyskiwaniu i rozliczaniu dotacji unijnych oraz podejmowaniu racjonalnych decyzji inwestycyjnych. Zapytaj o naszą ofertę: tel.: +48 783 366 476, e-mail: analityk@resulto.pl

630x200-baner-resulto_2

Wszelkie prawa do artykułu posiada Resulto Sp. z o.o. Kopiowanie i wykorzystanie fragmentów tekstu dozwolone jedynie pod warunkiem podania źródła.

Tagi: , , , , , , , , , , , , , , , ,
Wpis opublikowany w kategorii: Doradztwo finansowe, Dotacje dnia 29.07.2016 o godz. 13:34
Autor wpisu:
Możesz śledzić odpowiedzi do tego wpisu za pomocą RSS 2.0

Skomentuj

*