Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić efektywniej niż nasi konkurenci, nie ma sensu żebyśmy to robili – powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej. Stara prawda leżąca u podstaw rosnącej popularności outsourcingu.

Zalety outsourcingu funkcji specjalistycznych

Podstawowa korzyść przemawiająca do niedawna za outsourcingiem to redukcja i przewidywalność kosztów operacyjnych i administracyjnych. Zazwyczaj outsourcing stosowany był (i nadal jest), gdy dostępne zasoby zewnętrzne są tańsze od wewnętrznych. Wraz z popularyzacją outsourcingu najprostszych funkcji i ugruntowaniem się tego rodzaju usług na rynku coraz istotniejsze stają się inne korzyści płynące z angażowania zewnętrznych specjalistów. Przykładowo:

podniesienie jakości,
niezawodność i szybka informacja,
dostęp do wysokiej klasy specjalistów bez konieczności zatrudniania i szkolenia własnych pracowników,
wzrost wydajności, efektywności i stabilności,
zmniejszenie ryzyka poprzez jego współdzielenie z outsourcerem.

W biznesie ciągle obserwujemy dążenie do specjalizacji. Outsourcing pozwala na koncentrację sił, środków i procesów zarządczych na zasadniczych celach i kompetencjach firmy. Organizacja osiąga lepsze wyniki i rośnie jej wartość rynkowa. Firma zwiększa elastyczność swoich działań, a poprzez oszczędność czasu i zasobów ludzkich również wydajność.

Pięta achillesowa małego biznesu

Przedsiębiorstwa, które wyrosły z mikrofirm a obecnie zatrudniają kilkadziesiąt osób przy obrotach rocznych przekraczających kilka milion złotych, często nie wiedzą, które z ich aktywności gospodarczych są opłacalne, a które przynoszą straty. Zarządzający zwykle nie wiedzą, jakie rzeczywiście marże generują (na poszczególnych grupach asortymentu lub typach Klientów). W konsekwencji zarządzanie takim przedsiębiorstwem w większym stopniu bazuje na intuicji właściciela niż na realnych danych. Tymczasem te same podmioty zmuszone są konkurować na rynku z dużymi firmami, których doskonałe systemy raportowe zwykle skutecznie pomagają podejmować decyzje gospodarcze.

W małych firmach często funkcjonuje system informatyczny wspomagający zarządzanie podstawową działalnością (używany do ewidencji zamówień, stanów magazynowych, fakturowania itp.), ale wykorzystywany jest jedynie w swojej podstawowej roli. W praktyce jest on niewykorzystaną kopalnią wiedzy m.in. o klientach i kosztach produkcji. Nieczęsto się zdarza, aby ta informacja była poprawnie wykorzystywana. Służby księgowe najczęściej stosują plany kont dostosowane do wymogów ustawy o rachunkowości i przepisów podatkowych a nie do potrzeb zarządczych, co utrudnia pozyskanie biznesowo użytecznych informacji.

Outsourcing działu analiz

Skoro firma jest jeszcze zbyt mała, aby rentowne było zatrudnianie etatowych analityków i specjalistów od zarządzania finansami, to doskonałym rozwiązaniem jest tytułowy outsourcing.

Wyspecjalizowane firmy (np. Resulto.pl) wspierają zarządzających i właścicieli poprzez poprawę zarządzania finansami oraz udostępnianie, regularnych i jednorazowych, analiz wewnętrznych. Profesjonalne raporty i prognozy ułatwiają dokonanie wyboru właściwej ścieżki rozwoju. Świadome zarządzanie grupami aktywów i zobowiązań, przy wykorzystaniu nowoczesnych produktów finansowych, szybko przynosi realne obniżenie kosztów finansowania biznesu. Często pojawiają się dodatkowe przychody z efektywnego lokowania uwolnionych środków pieniężnych.

Technologia informatyczna umożliwia mądre prowadzeni biznesu bez własnego działu analiz (działu controllingu). Współpraca przebiega w oparciu o e-mail, telefon, wideokonferencje a w niektórych przypadkach również w oparciu o zintegrowane systemy informatyczne. Zwykle praktykuje się zawieranie stałych umów serwisowych rozliczanych ryczałtowo, ale dostępne są również inne formy rozliczeń.

Oferta firmy eksperckiej jest dopasowywana do branży i skali działania przedsiębiorstwa. Mówimy np. o raportach finansowych, raportach sprzedażowych i produkcyjnych, planowaniu i zarządzaniu aktywami obrotowymi. Dzięki wiedzy i doświadczeniu profesjonalnych analityków, raporty są przygotowane w formie czytelnej dla odbiorców i zawierają niezbędne informacje zarządcze. Proces ich przygotowania jest zazwyczaj zautomatyzowany, zajmuje mało czasu i daje pewność rzetelności i powtarzalności wyników przy jednoczesnym niskim poziomie kosztów prac analitycznych.

Zagrożenia

Nie można pominąć ryzyka biznesowego powiązanego z udostępnieniem szczegółowych informacji wewnętrznej firmie outsourcingowej. Tę kwestię należy precyzyjnie regulować umownie. Niemniej jednak outsourcing działu analiz nie różni się w tym zakresie istotnie wobec outsourcingu prawnego, czy usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Podsumowanie

Z pewnością zewnętrzne działy analiz to jeden ze sposobów na podniesienie efektywności i poprawy zarządzania firmą (nie tylko w czasie dekoniunktury gospodarczej).

Czytaj więcej o zarządzaniu małą firmą w kryzysie.

Czytaj więcej o Charakterystyce stanowiska i podstawowe zadania Dyrektora Finansowego

Jacek Puchalski

Autor jest głównym analitykiem Resulto Sp. z o.o. Business Consulting

doradztwo gospodarcze Resulto Sp. z o.o.