Z biegiem czasu, firmy zaczynające swoją działalność jako mikro/małe przedsiębiorstwa, odnoszą sukcesy i szybko rosną napotykając jednak jednocześnie coraz poważniejsze problemy zarządcze związane z utrzymaniem tempa rozwoju.
Na pewnym etapie wzrostu firmy przedsiębiorcy działając intuicyjnie, zaczynają tracić kontrolę nad rozwojem przedsiębiorstwa. Czasami wynika to z braku wystarczających kompetencji zarządczych, a czasami z braku dostatecznych zasobów (przede wszystkim ludzkich oraz czasu). W takim przypadku jednym z rozwiązań jest outsourcing usług finansowych. Istotę outsourcingu świetnie oddaje powiedzenie: „Rozwiązanie problemu leży w znalezieniu osób, które umieją go rozwiązać”.
Outsourcing finansowy
Zmiany globalnego klimatu gospodarczego i wzrost rynkowej niepewności przyczyniają się do modyfikacji modeli biznesowych przedsiębiorstw. W takich warunkach rośnie rola outsourcingu. Outsourcing, to wydzielenie ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa niektórych realizowanych samodzielnie funkcji i przekazanie ich do wykonania innym podmiotom. W procesie tym należy szczegółowo określić efekty, jakie firma zamierza uzyskać. Sposób realizacji zleconych zadań jest w kompetencji outsourcera (zleceniobiorcy).
Są co najmniej trzy sytuacje, kiedy warto rozważyć decyzję o skorzystaniu z usług outsourcingu:
- Pierwsza, kiedy firma rozpoczyna swoją działalność – organizacja działu finansowego czy kadrowego zazwyczaj wymaga czasu i nakładów finansowych.
- Druga, najczęstsza, kiedy firma szuka oszczędności – dzięki outsourcingowi łatwo można oszacować koszty i zobaczyć, że jest on do pewnego momentu tańszy niż wewnętrzny dział.
- Trzecia, kiedy firma zdaje sobie sprawę z zagrożeń, jakie niesie posiadanie działu wewnętrznego i/lub korzyści współpracy z firmą outsourcingową, która przejmuje na siebie ryzyko i odpowiada w razie popełnionych błędów.
Pięta achillesowa małego biznesu
Przedsiębiorstwa, które wyrosły z mikrofirm, a obecnie zatrudniają kilkadziesiąt osób, przy obrotach rocznych przekraczających kilka milionów złotych, często nie wiedzą, które z ich aktywności gospodarczych są opłacalne, a które przynoszą straty. Zarządzający zwykle nie wiedzą, jakie rzeczywiście marże generują (na poszczególnych grupach asortymentu lub typach Klientów). W konsekwencji zarządzanie takim przedsiębiorstwem w większym stopniu bazuje na intuicji właściciela, a nie na realnych danych finansowych. Z drugiej strony, podmioty te muszą konkurować na rynku z dużymi firmami, które w podejmowaniu decyzji gospodarczych wspomagają się systemami raportowymi. W małych firmach często funkcjonuje system informatyczny wspomagający zarządzanie podstawową działalnością (używany do ewidencji zamówień, stanów magazynowych, fakturowania itp.), ale wykorzystywany jest jedynie w swojej podstawowej roli. W praktyce jest on niewykorzystaną kopalnią wiedzy m.in. o Klientach i kosztach produkcji. Rzadko się zdarza, aby ta informacja była poprawnie wykorzystywana. Służby księgowe najczęściej stosują plany kont dostosowane do wymogów ustawy o rachunkowości i przepisów podatkowych, a nie do potrzeb zarządczych, co utrudnia pozyskanie biznesowo użytecznych informacji.
Zalety outsourcingu
W przypadku outsourcingu zawsze pojawia się pytanie, które dobrze obrazuje anglojęzyczny skrót „make or buy?”. Opcja „make”, to pełna kontrola nad procesem, od początku do końca oraz brak ryzyka wydostania się kapitału intelektualnego przedsiębiorstwa na zewnątrz. Opcja „buy”, to zyskanie na czasie oraz oszczędność na kosztach realizacji procesu, co z zwykle jest efektywniejszym rozwiązaniem z punktu widzenia wielu przedsiębiorstw. Pewne rodzaje usług o wiele łatwiej jest „pozyskać” poza firmą, niż żmudnie opracowywać je wewnątrz. Wraz z popularyzacją outsourcingu najprostszych funkcji i ugruntowaniem się tego rodzaju usług na rynku, coraz istotniejsze stają się korzyści płynące z angażowania zewnętrznych specjalistów. Najważniejsze z nich:
- redukcja i przewidywalność kosztów operacyjnych,
- podniesienie jakości działalności, dzięki dostępowi do wysokiej klasy specjalistów bez konieczności zatrudniania i szkolenia własnych pracowników
- niezawodność i szybka informacja,
- wzrost wydajności, efektywności i stabilności,
- zmniejszenie ryzyka poprzez jego współdzielenie z outsourcerem,
- koncentracja na kluczowej działalności (wyraźniejsza specjalizacja firmy),
- poprawa potencjału konkurencyjnego,
- zwiększenie elastyczności,
- świeże spojrzenie na rozwiązania stosowane przez firmę.
Outsourcing pozwala na koncentrację sił, środków i procesów zarządczych na zasadniczych celach i kompetencjach firmy. Organizacja osiąga lepsze wyniki i rośnie jej wartość rynkowa. Firma zwiększa elastyczność swoich działań, a poprzez oszczędność czasu i zasobów ludzkich również wydajność.
Zagrożenia outsourcingu
Podejmując współpracę na zasadzie outsourcingu, można wiele zyskać, ale można też stracić. Outsourcing ma negatywne strony. Nie można pominąć ryzyka biznesowego powiązanego z udostępnieniem szczegółowych informacji zewnętrznej firmie outsourcingowej. Tę kwestię należy precyzyjnie regulować umownie. Niemiej jednak outsourcing działu analiz nie różni się w tym zakresie istotnie wobec outsourcingu prawnego, czy usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Inna wadą outsourcingu jest uzależnienie się od zewnętrznej firmy oraz mniejsze możliwości elastycznego kierowania funkcjami przekazywanymi na zewnątrz.
Outsourcing działu analiz (controllingu)
Skoro firma jest jeszcze na zbyt wczesnym etapie rozwoju, aby rentowne było zatrudnianie etatowych analityków i specjalistów od zarządzania finansami, to doskonałym rozwiązaniem jest tytułowy outsourcing finansowy. Wyspecjalizowane firmy (np. Resulto.pl) wspierają zarządzających i właścicieli poprzez poprawę zarządzania finansami oraz udostępnianie, regularnych i jednorazowych, analiz wewnętrznych. Profesjonalne raporty i prognozy ułatwiają dokonanie wyboru właściwej ścieżki rozwoju. Świadome zarządzanie grupami aktywów i zobowiązań, przy wykorzystaniu nowoczesnych produktów finansowych, szybko przynosi realne obniżenie kosztów finansowania biznesu. Często pojawiają się dodatkowe przychody z efektywnego lokowania uwolnionych środków pieniężnych.
Outsourcing działu analiz (controllingu) jest nastawiony na teraźniejszość i przyszłość. Musi uwzględniać przeszłość, ale główna uwagę skupia na najaktualniejszej sytuacji oraz celach przedsiębiorstwa korzystającego z outsourcingu. Informacje zawarte w raportach i sprawozdaniach cechują się poufnością (to wymaga wprowadzenie umownych zapisów do kontraktów outsourcingowych regulujących obieg informacji i sposób postępowania z danymi poufnymi).
Technologia informatyczna umożliwia mądre prowadzenie biznesu bez własnego działu analiz (działu controllingu). Współpraca przebiega w oparciu o e-mail, telefon, wideokonferencje, a w niektórych przypadkach również w oparciu o zintegrowane systemy informatyczne. W przypadku outsourcingu działu analiz istnieje duża swoboda w zakresie wyboru formy i treści opracowywanych dokumentów. Zwykle praktykuje się zawieranie stałych (długookresowych) umów serwisowych rozliczanych ryczałtowo, ale dostępne są również inne formy rozliczeń.
Oferta firmy eksperckiej jest dopasowywana do branży i skali działania przedsiębiorstwa. Mówimy np. o raportach finansowych, raportach sprzedażowych i produkcyjnych, planowaniu i zarządzaniu aktywami obrotowymi. Dzięki wiedzy i doświadczeniu profesjonalnych analityków, raporty są przygotowane w formie czytelnej dla odbiorców i zawierają niezbędne informacje zarządcze. Proces ich przygotowania jest zazwyczaj zautomatyzowany, zajmuje mało czasu i daje pewność rzetelności i powtarzalności wyników przy jednoczesnym niskim poziomie kosztów prac analitycznych. Decydując się na outsourcing działu analiz ważne jest posiadanie świadomości, że firma zewnętrzna, taka jak Resulto, musi być przygotowana merytorycznie, posiadać kadry umożliwiające prowadzenie outsourcingu działu analiz (controllingu) oraz mieć praktyczne doświadczenie.
Podsumowanie
Zewnętrzne działy analiz (controllingu), to jeden ze sposobów na podniesienie efektywności i poprawy zarządzania firmą (nie tylko w czasie dekoniunktury gospodarczej). Pozwalają na koncentrację sił, środków i procesów zarządczych na zasadniczych celach i kompetencjach firmy. Dzięki temu przedsiębiorstwo zwiększa swoją wydajność i rośnie jego wartość rynkowa.
Czytaj więcej o outsourcingu wspierającym zarządzanie.
Zapytaj jak możemy pomóc się rozwinąć Tobie i Twojej firmie
tel.: +48 783 366 476
e-mail: poczta@resulto.pl
Wszelkie prawa do artykułu posiada Resulto Sp. z o.o. Kopiowanie i wykorzystanie fragmentów tekstu dozwolone jedynie pod warunkiem podania źródła.