Wnioskodawcy (przyszli Beneficjenci) po złożeniu wniosku dotacyjnego, otrzymaniu decyzji o dofinansowaniu lub podpisaniu umowy o dofinansowanie, są dopiero na początku drogi w „faktycznym” pozyskaniu dotacji. Czeka ich szereg biurokratycznej pracy – rozliczenie dotacji. Prawidłowe rozliczenie projektu gwarantuje wpływ środków z dotacji (zaliczkowych lub refundowanych) na konto bankowe. Korzystanie z unijnych dotacji to liczne obowiązki. Nieprawidłowości w rozliczaniu projektu mogą skutkować utratą (części lub całości) dotacji. Niektóre projekty są łatwiejsze do rozliczania, inne trudniejsze. Jednak biorąc pod uwagę, że w latach 2014-2020, zamiast uprościć biurokratyczną pracę (takie były założenia) skomplikowano ją (stan na 2020 rok), trzeba być cierpliwym i skrupulatnym. W każdym projekcie procedura rozliczenia dotacji unijnej składa się z kilku etapów.

. 

⇒ Znajdź odpowiednią dotacje dla siebie i firmy (tabelka) ⇐

 

 

Jak rozliczyć dotację unijną?

Etapy rozliczania projektu dotacyjnego

Opracowanie i złożenie dobrego wniosku o dofinansowanie (mimo iż skomplikowane i czasochłonne) nie gwarantuje pozyskania dotacji. Oczywiście dobrze napisane wnioski i przemyślane projekty (nastawione na zdobywanie punktów w trakcie oceny merytorycznej) mają duży potencjał. Jednak po złożeniu wniosku Wnioskodawcę (przyszłego Beneficjenta) czeka jeszcze sporo pracy – rozliczenie dotacji.

 

Złożony wniosek jest poddawany ocenie:

 

• technicznej
• zgodności ze strategią ZIT (w przypadku naborów w ramach ZIT)
• formalnej oraz
• merytorycznej (punktowana).

 

Łącznie ocena może trwać nawet 6-7 miesięcy (a zapowiedzi przed rozpoczęciem nowej perspektywy mówiły o 3 miesiącach). Na każdej z ocen możemy zostać poproszeni o różnego rodzaju poprawki i wyjaśnienia. To właśnie te poprawki i wyjaśnienia są najczęściej najważniejsze w kwestii pozytywnej lub negatywnej decyzji o przyznaniu dofinansowania. Kiedy uda nam się pozytywie przebrnąć przez wszystkie etapy oceny i „załapać” na listę rankingową wystarczajaco wysoko tj. na miejscu gwarantującym przyznanie dotację (niekiedy wymaganą liczbę punktów zdobywa więcej projektów, niż jest dostępnych środków), odnieśliśmy duży sukces – jednak doprowadzenie do uzyskania  wpływu dofinansowania na konto bankowe wymaga jeszcze dalszej pracy.

.

Podpisanie umowy o dofinansowanie

Do podpisania umowy o dofinansowanie wymagane jest złożenie długiej listy dokumentów:

 

• w sytuacji, kiedy złożone do sprawdzenia dokumenty będą zawierały błędy lub braki, organizator naboru wzywa do ich uzupełnienia
• jeśli nie zostaną one uzupełnione – umowa o dofinansowanie nie zostanie podpisana.

 

Zapoznaj się z procesem podpisywania umowy o dofinansowanie oraz listą wymaganych dokumentów

 

Jeśli projekt rozpoczniemy przed podpisaniem umowy

 

• nie jesteśmy zobligowani do informowania o tym, że „być może” będzie on dofinansowany w ramach środków europejskich oraz
• nie jesteśmy zobligowani do odpowiedniego oznaczania działań, dokumentów i materiałów znakami unijnymi itp.

 

Jednak rozpoczynając projekt wcześniej, musisz postępować tak, jakby umowa została podpisana (czyli wg wymagań dot. rozliczania dotacji). Należy pamiętać o:

 

• trzymaniu się zapisów z wniosku o dofinansowanie – pamiętaj, że nie wolno samodzielnie zmieniać założeń, które są we wniosku – jeśli miałbyś podpisaną umowę o dofinansowanie, musiałbyś skonsultować te zmiany z organizatorem naboru i uzyskać jego akceptację (czasem wymagane są nawet aneksy do umowy) – procedura zmian jest opisana w umowie o dofinansowanie
  • w przypadku zmian wpływających na cel projektu, wniosek może zostać poddany ponownej ocenie
  • zakres zmian nie jest dowolny
  • zmiany wpływające na zwiększenie dofinansowania są niedozwolone
  • zmiany, które skutkowałaby nieprzyznaniem dofinansowania gdyby projekt w takiej postaci podlegał ocenie są równiez niedozwolone
  • najbardziej prawdopodobne zmiany w projekcie dotyczą zmiany:
    • nazwy Wnioskodawcy
    • formy prawnej Wnioskodawcy
    • daty osiągnięcia wskaźników rezultatu
    • wielkości wskaźników
    • numeru rachunku bankowego
    • adresu
    • okresu realizacji
    • miejsca lokalizacji
    • wysokości (zmniejszenia) kosztów kwalifikowalnych
    • wysokości (zmniejszenia) dofinansowania
    • wysokości wartości całkowitej kosztów projektu
    • harmonogramu płatności i realizacji
    • zakresu projektu
    • przesunięcia środków pomiędzy kosztami
• terminach wynikających z harmonogramu rzeczowo – finansowego – pamiętaj, że wszelkie zmiany w harmonogramie wymagają konsultacji i zatwierdzenia, jeśli miałbyś podpisaną umowę o dofinansowanie, musiałbyś skonsultować te zmiany z organizatorem naboru i uzyskać jego akceptację
• kwalifikowalności wydatków – lista kosztów kwalifikowalnych została określone we wniosku i nie ulegnie już rozszerzeniu (na etapie negocjacji z organizatorem może się jedynie skrócić), dodatkowo o ich kwalifikowalności decyduje m.in.:
  • czy zakup został dokonany zgodnie z obowiązującymi procedurami oraz czy sposób udokumentowania zakupu jest odpowiedni
  • czy rzeczywiście wydatek został poniesiony
  • czy poniesienie wydatku było zasadne
  • czy poniesienie wydatku było efektywne
  • dodatkowo należy pamiętać o kwalifikowalności podatku VAT (w zależności, czy Wnioskodawca jest uprawniony do jego odzyskania lub nie)
• odpowiednim wyborze wykonawców i dostawców usług/robót budowlanych – nieprzestrzeganie zasad grozi obniżeniem lub cofnięciem dotacji
  • przy wyborze dostawców musimy przestrzegać procedur (nie dotyczy nas wyłącznie wymóg oznakowania dokumentacji i innych materiałów znakami unijnymi)
    • ustawy Pzp, zasad konkurencyjności lub rozeznania rynku
  • dodatkowo należy przestrzegać zasady przejrzystości, uczciwej konkurencji, jawności i efektywności
  • należy unikać konfliktu interesów (dostawca niepowiązany osobowo lub kapitałowo z Wnioskodawcą)
  • w trakcie podpisywania umowy o dofinansowanie jesteśmy zobligowani do przedstawienia dokumentacji z zakończonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, dla wartości szacunkowej wyższej lub równej 209 000 EUR
• wydzieleniu operacji finansowych związanych z projektem – operacje finansowe związane z projektem powinny się odbywać na specjalnym, stworzonym/wyodrębnionym do tego celu koncie bankowym (jego numer podaje się w umowie o dofinansowanie)
• wyodrębnionej dokumentacji księgowej – która umożliwi bezproblemową identyfikację wszystkich dokumentów księgowych dot. projektu.

 

Wybór dostawców i wykonawców w ramach zakupów w projekcie

Etap ten został już wspomniany powyżej. Jest to bardzo szeroki temat, z tego względu wszystkie niezbędne informacje zawarliśmy w oddzielnym artykule na naszym blogu – zapoznaj się z obowiązkami w ramach zakupów w projekcie i wyboru oferentów.

 

Podsumowując – etap wyboru oferenta składa się z dwóch podstawowych działań:

 

• szacowanie wartości zamówienia – mimo iż we wniosku o dofinansowanie szacowaliśmy już wysokość poszczególnych kosztów kwalifikowalnych, musimy powtórzyć tę czynność, pozwala ona wybrać właściwą procedurę wyboru oferentów – w zależności od wartości zamówienia
  • szacowanie musi opierać się na aktualnych cenach rynkowych
    • wymagane rozeznanie rynku wśród co najmniej 3 potencjalnych dostawców/wykonawców
    • lub można opierać się na informacjach z poprzednich, podobnych postępowań
      • jeżeli były zgodne z zasadmi konkurencyjności.
• właściwy wybór oferenta – w zależności od oszacowanej wartości zamówienia – zakupy w projekcie można przeprowadzić na 3 sposoby:
  • zgodnie z ustawą Pzp
  • zgodnie z procedurą z zachowaniem zasad konkurencyjności
  • zgodnie z uproszczoną procedurą rozeznania rynku.

• Beneficjenci podlegający Pzp

  • stosują zasady obowiązujące w ustawie Pzp – dla wydatków powyżej 30 tys. EUR netto
    • podstawą spełnienia zasad konkurencyjności jest umieszczenie zapytania ofertowego w Bazie Konkurencyjności
    • dodatkowo jeśli wartość zakupu jest równa bądź przekracza próg (209 tys. EUR) określony w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy PZP – należy zapytanie ofertowe umieścić również w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej
  • stosują zasady konkurencyjności – dla wydatków od 50 tys. zł netto do 30 tys. EUR netto włącznie
  • stosują zasady uproszczone – rozeznania rynku – dla wydatków do 50 tys. zł netto włącznie
    • dla wydatków od 20 tys. zł netto do 50 tys. zł netto włącznie – oprócz rozeznania rynku i stworzenia notatki z tego rozeznania, należy przedstawić co najmniej:
      • wydruk zapytania ofertowego zamieszczonego na stronie internetowej beneficjenta (lub innej wskazanej przez instytucję zarządzającą) wraz z otrzymanymi ofertami lub
      • potwierdzenie wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców (o ile tacy istnieją na rynku) wraz z otrzymanymi ofertami
      • jeśli w efekcie tych działań nie otrzymamy żadnej oferty – należy przedstawić np. zrzuty ze stron www z danym towarem i ceną lub wydruków maili z informacją
        na temat ceny albo inny dokument.

• Beneficjenci niepodlegający ustawie Pzp

  • stosują zasady konkurencyjności – dla zakupów powyżej 50 tys. zł netto
    • podstawą spełnienia zasad konkurencyjności jest umieszczenie zapytania ofertowego w Bazie Konkurencyjności (na min. 7 lub 14 dni kalendarzowych)
    • dodatkowo jeśli wartość zakupu jest równa bądź przekracza próg (209 tys. EUR) określony w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy PZP – należy zapytanie ofertowe umieścić na bazie konkurencyjności na co najmniej 30 dni kalendarzowych
  • stosują zasady uproszczone – rozeznania rynku – dla wydatków do 50 tys. zł netto włącznie
    • dla wydatków od 20 tys. zł netto do 50 tys. zł netto włącznie – oprócz rozeznania rynku i stworzenia notatki z tego rozeznania, należy przedstawić co najmniej:
    • wydruk zapytania ofertowego zamieszczonego na stronie internetowej beneficjenta (lub innej wskazanej przez instytucję zarządzającą) wraz z otrzymanymi ofertami lub
    • potwierdzenie wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców (o ile tacy istnieją na rynku) wraz z otrzymanymi ofertami
    • jeśli w efekcie tych działań nie otrzymamy żadnej oferty – należy przedstawić np. zrzuty ze stron www oferentów z danym towarem i ceną lub wydruków maili z informacją
      na temat ceny albo inny dokument.

 

Dokumentację dotyczącą przeprowadzonej procedury wyboru dostawcy/usługodawcy i dokonania zakupu wraz z umową z wykonawcą/dostawcą należy dostarczyć w terminie 7 dni od podpisania tej umowy do Wydziału Kontroli Projektów RPO (jeśli dotyczy – aneksy do tych umów również w terminie 7 dni).

 

Informacja, promocja i oznakowanie projektu

Informowanie i promowanie projektu dofinansowanego ze środków europejskich to szeroki temat, z tego względu został on opisany w oddzielnym artykule na naszym blogu – zapoznaj się z obowiązkami w ramach informacji i promocji projektów unijnych.

 

Podsumowując temat promocji projektów – Beneficjenci dotacji unijnych mają obowiązek informowania otoczenia i odbiorców projektu o fakcie korzystania ze środków europejskich. Wiąże się to z:

 

• koniecznością oznaczenia znakiem UE, znakiem Funduszy Europejskich, a w przypadku programów regionalnych również herbem województwa lub jego logo promocyjnym:
  • wszystkich działań informacyjne i promocyjne dotyczące projektu
  • wszystkich dokumentów projektowych, które są podawane do wiadomości publicznej
  • dokumentów i materiałów dla osób i podmiotów uczestniczących w projekcie,
  • poniżej przykład loga dla projektu realizowanego w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego na lata 2014-2020:

• koniecznością umieszczenia opisu projektu na stronie internetowej/podstronie/zakładce lub jej stworzenie

• koniecznością umieszczenia plakatu lub tablicy (informacyjnej lub/i pamiątkowej) w miejscu realizacji projektu

• koniecznością przekazywania uczestnikom projektu (podmioty i/lub osoby) informacji o tym, że projekt jest współfinansowanych ze środków unijnych

.

Sprawozdawczość

 

W trakcie realizacji projektu oraz po jego zakończeniu Beneficjenci są zobowiązani do:

 

• prowadzenia i przechowywania dokumentacji projektowej
• informowania organizatora naboru o podejmowanych działaniach, efektach tych działań oraz wydatkach dot. realizacji projektu
• informowania o przyszłych działaniach i wydatkach.

 

Podstawowym dokumentem pozwalającym na pozyskanie refundacji środków dofinansowania lub zaliczki jest wniosek o płatność. Składa się go za pomocą Centralnego Systemu Teleinformatycznego (CST).

 

Czytaj więcej o wymogach sprawozdawczości oraz wniosku o płatność.

 

Kontrola Projektu

Każdy Beneficjent zostanie poddany co najmniej jednej kontroli na zakończenie realizacji projektu. Kontroli może być oczywiście więcej i mogą to być kontrole różnego rodzaju.

 

W trakcie kontroli przede wszystkim sprawdzane jest:

 

• czy spełnione są założenia opisane we wniosku o dofinansowanie
• czy projekt jest realizowany terminowo
• czy osiągnięto efekty, do których Beneficjent się zobligował
• czy operacje finansowe i księgowe są „czytelne” i prowadzone z odrębnego konta oraz w ramach odrębnej dokumentacji księgowej
• czy nie dokonano niedozwolonych zmian
• czy przeprowadzono prawidłową procedurę zakupów oraz promocji projektu
• oraz poprawność całej dokumentacji projektowej i zasady jej oznakowania.

 

Czytaj więcej o kontroli projektów unijnych, ich rodzajach i zakresach.

 

Kontrola może doprowadzić do utraty lub obniżenia dofinansowania – jeśli zostaną wykryte nieprawidłowości.

.

Trwałość projektu – obowiązki w okresie trwałości projektu

Po zakończeniu realizacji projektu (dzień, w którym następuje ostatnia wypłata dofinansowania – data ostatniej płatności dotacji – przeważnie oznacza to również fakt przejścia końcowej kontroli) – obowiązuje nas również obowiązek zachowania trwałości projektu.

 

Okres trwałości projektu to okres, w którym niedozwolone są poważne zmiany w dofinansowywanym projekcie. Standardowo jest to 5 lat, jednak dla podmiotów z sektora MSP skrócono ten okres do 3 lat.

 

Wraz z koniecznością zachowania trwałości projektu, występuje również obowiązek:

 

• poddania się kontroli
• archiwizacji dokumentacji
• utrzymania wskaźników i efektów
• unikania podwójnego finansowania
• informowanie organizatora o zasadniczych zmianach w projekcie i działalności

 

Czytaj więcej o okresie trwałości, obowiązkach z nim związanych i działaniach, które go naruszają.

 

Niepoprawne przeprowadzenie tego etapu może skutkować odebraniem dotacji oraz koniecznością zapłacenia odsetek (obliczonych analogicznie jak dla zaległości podatkowych i proporcjonalnie do okresu, w którym nie przestrzegana była zasada trwałości).

.

Porady dla osób rozpoczynających realizację i rozliczanie projektu dotacyjnego

Jeśli przy rozliczeniu dotacji nie wspierasz się firmą zewnętrzną (jak Resulto), pamiętaj przede wszystkim o:

 

• ponownym przeczytaniu wniosku o dofinansowanie i przypomnieniu sobie wszystkich założeń, na podstawie których został opracowany
• bardzo dokładnym zapoznaniu się podpisaną umową o dofinansowanie
• zapoznaniu się z procedurami obowiązującymi przy zakupie w projekcie – Pzp lub zasada konkurencyjności
• zapoznaniu się z zasadami dot. informacji i promocji projektu dotacyjnego
• zapoznaniu się z zasadami tworzenia i składania wniosków o płatność
• archiwizowaniu wszystkich dokumentów związanych z projektem – najlepiej w wersji papierowej i elektronicznej
• trzymaniu się terminów ustalonych w harmonogramie
• zrealizowaniu wskaźników i efektów, do których się zobowiązaliśmy we wniosku
• regularnych spotkaniach z zespołem projektowym / osobami biorącymi udział w realizacji projektu i rozwiązywaniu występujacych projektów na bieżąco
• konsultowaniu potencjalnych zmian z organizatorem naboru oraz informowaniu go o zasadniczych zmianach w okresie trwałości projektu.

 

Poradniki i instrukcje omawiające rozliczenie dotacji znajdują się na stronach instytucji prowadzących nabór wniosków w danym programie.

.

Pomagamy w pozyskiwaniu i rozliczaniu dotacji unijnych oraz podejmowaniu racjonalnych decyzji inwestycyjnych. Zapytaj o naszą ofertę: tel.: +48 783 366 476, e-mail: poczta@resulto.pl

Wszelkie prawa do artykułu posiada Resulto Sp. z o.o. Kopiowanie i wykorzystanie fragmentów tekstu dozwolone jedynie pod warunkiem podania źródła.