Beneficjenci po złożeniu wniosku dotacyjnego oraz podpisaniu umowy o dofinansowanie są dopiero na początku drogi w „fizycznym” pozyskaniu dotacji. Czeka ich szereg biurokratycznej pracy – czyli rozliczenie dotacji. Niektóre projekty są łatwiejsze do rozliczania, inne trudniejsze. Biorąc pod uwagę, że w latach 2014-2020 zamiast uprościć procedury (takie były założenia) skomplikowano je jeszcze bardziej (stan na 2016), trzeba być bardzo cierpliwym i skrupulatnym. W każdym projekcie procedura rozliczenia składa się z kilku etapów. Ten artykuł będzie traktował o jednym z etapów – kontroli projektu.

.

⇒ Znajdź odpowiednią dotacje dla siebie i firmy (tabelka) ⇐

.

Czytaj o rozliczaniu projektu i pozostałych jego etapach

 

Rozliczanie projektu – kontrola projektu

Beneficjenci realizujący projekty w ramach środków europejskich mają obowiązek przestrzegania zasad prawości, obiektywności, odpowiedzialności i uczciwości. Każdy projekt jest poddawany kontroli.

Zakres kontroli

Przede wszystkim sprawdzane jest:

 

• czy spełnione są założenia opisane we wniosku o dofinansowanie
• czy projekt jest realizowany terminowo
• czy osiągnięto efekty, do których Beneficjent się zobligował
• czy operacje finansowe i księgowe są „czytelne” i prowadzone z odrębnego konta oraz w ramach odrębnej dokumentacji księgowej
• czy nie dokonano niedozwolonych zmian
• czy przeprowadzono prawidłową procedurę zakupów oraz promocji projektu
• oraz poprawność całej dokumentacji projektowej (którą należy archiwizować i udostępnić kontrolerom):
  • dokumenty finansowe:
    • faktury, dowody zapłaty – potwierdzenia przelewów, wyciągi bankowe, rachunki, noty księgowe, potwierdzenia odbioru zakupionych rzeczy, raporty kasowe, dowody KP i KW, listy płac, zawarte umowy, dodatkowo sprawdzana jest polityka rachunkowości i ewidencja księgowa wraz z zestawieniem obrotów i sald, ewidencją środków trwałych, czy księgami inwentarzowymi
  • dokumenty dot. zgodności z politykami wspólnotowymi:
    • ogłoszenia o naborze na wolne stanowiska pracy
    • umowy o pracę
    • certyfikaty środowiskowe
  • dokumenty dot. zachowania procedur ustawy Pzp lub zasad konkurencyjności, np.:
    • proces szacowania wartości zamówienia
    • upublicznienie zapytań ofertowych
    • uzasadnienie wyboru
    • raport z udzielonego zamówienia
    • treść umowy
    • kontrolerzy mogą również sprawdzić zgodność zakupów z opisem we wniosku
  • dokumenty dot. wskaźników produktów/rezultatów, np.:
    • umowa i faktura zakupu środków trwałych przewidzianych w projekcie
    • umowy i bieżące dokumenty potwierdzające deklarowane zwiększenie zatrudnienia
    • umowy potwierdzające nawiązanie współpracy z innymi podmiotami, wskazanymi we wniosku o dofinansowanie
    • uzyskane certyfikaty
  • kontrolerzy sprawdzają również zachowanie zasad informacji i promocji projektów
    • czyli oznakowanie dokumentacji, miejsca realizacji i kupowanego sprzętu (jeśli dotyczy).

Ile kontroli czeka Beneficjenta?

• nie można określić liczby kontroli, które zostaną przeprowadzone dla danego beneficjenta
  • zależy to od projektu i sposobu jego realizacji
• pewnym jest, że każdy Beneficjent przejdzie co najmniej 1 kontrolę – na zakończenie realizacji projektu
  • jednak mogą być one również przeprowadzane w trakcie realizacji, na zakończenie oraz w trakcie okresu trwałości projektu

Typy kontroli

• kontrola wniosków o płatność – przede wszystkim chodzi o sprawdzenie, czy zakupy w projekcie zostały przeprowadzone w odpowiedni sposób, czy zakupy dotyczą wydatków kwalifikowalnych
• kontrola w siedzibie lub miejscu realizacji projektu – sprawdzenie dokumentacji oraz zakresu rzeczowego
  • w trakcie realizacji
  • na zakończenie
  • po zakończeniu (w okresie trwałości projektu)
• kontrola krzyżowa – w sytuacji realizowania co najmniej 2 projektów, również gdy realizowałeś projekty w poprzedniej perspektywie unijnej, chodzi przede wszystkim o spraawdzenie braku podwójnego finansowania
• kontrola końcowa – sprawdzenie całej dokumentacji, dochowania procedur i obowiązków
• kontrola w okresie trwałości – sprawdzenie, czy w projekcie nie zaszły zasadnicze, niedozwolone zmiany wpływające na jego charakter, cele i efekty
• pozostałe kontrole – prowadzone np. przez:
  • Najwyższą Izbę Kontroli
  • Komisję Europejską
  • Urząd Kontroli Skarbowej
  • Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych i inne podmioty.

Termin kontroli

• Beneficjenci są informowani o kontroli pisemnie
  • z kilkudniowym wyprzedzeniem
• dodatkowo terminy kontroli są zapisane w rocznych planach kontroli
• Beneficjenci nie są informowani o kontrolach doraźnych
  • lub są informowani z bardzo krótkim wyprzedzeniem

Informacja pokontrolna

• informacja pokontrolna – dokument, który jest tworzony po każdej kontroli
• jeśli Beneficjent ma uwagi do tego dokumentu – może wnieść swoje uwagi w terminie 14 dni od momentu otrzymania
• w razie nieprawidłowości, Beneficjent otrzyma zalecenia i termin ich wykonania
  • kontrola może skutkować obniżeniem lub utratą dofinansowania

 

Poradniki i instrukcje dotyczące rozliczenia dotacji znajdują się na stronach instytucji prowadzących nabór wniosków w danym programie.

Pomagamy w pozyskiwaniu i rozliczaniu dotacji unijnych oraz podejmowaniu racjonalnych decyzji inwestycyjnych. Zapytaj o naszą ofertę: tel.: +48 783 366 476, e-mail: poczta@resulto.pl

Wszelkie prawa do artykułu posiada Resulto Sp. z o.o. Kopiowanie i wykorzystanie fragmentów tekstu dozwolone jedynie pod warunkiem podania źródła.

.