Wnioskodawcy (przyszli Beneficjenci) po złożeniu wniosku o dofinansowanie, otrzymaniu decyzji o przyznaniu dotacji lub podpisaniu umowy z instytucją przyznającą dofinansowania, są dopiero na początku drogi w „faktycznym” pozyskaniu środków europejskich. Czeka na nich – rozliczenie dotacji – czyli biurokratyczna przeprawa z mało elastycznymi urzędnikami. Prawidłowe rozliczenie projektu gwarantuje wpływ środków z dotacji na konto Beneficjenta. Nieprawidłowości w rozliczaniu projektu mogą skutkować utratą (części lub całości) dotacji. Niektóre projekty są łatwiejsze do rozliczania, inne trudniejsze. Jednak biorąc pod uwagę, że w latach 2014-2020, zamiast uprościć biurokratyczną pracę (takie były założenia) skomplikowano ją (stan na 2017 rok), trzeba być bardzo cierpliwym i przygotować się mentalnie. Beneficjenci dopiero w trakcie realizacji projektu przekonują się, że pozyskanie dofinansowania, to tylko mniejsza część sukcesu. Poniższy artykuł traktuje o najczęstszych problemach i błędach z rozliczeniem projektów dotacyjnych.
.
⇒ Znajdź odpowiednią dotacje dla siebie i firmy (tabelka) ⇐
.
Najczęstsze błędy popełniane przy rozliczaniu dotacji.
Kluczowe dokumenty regulujące zasady realizacji projektów dotacyjnych
- Umowa o dofinansowanie
- Dokumentacja naboru dotacyjnego, w ramach którego realizowany jest Projekt
- Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków (zasada konkurencyjności)
- Ustawa Prawo zamówień publicznych PZP (jeśli dotyczy).
.
Lista nieprawidłowości popełnianych przy realizacji projektu
- Dokumentacja:
- nieprawdziwe dokumenty
- dokumenty potwierdzające nieprawdę
- nieprawdziwe oświadczenia (dotyczy m.in. protokołu odbioru robót/dostaw/usług, faktur/dowodów księgowych, potwierdzeń dokonania przelewu, ofert, wycen, kosztorysów)
- Nieprawidłowe przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień dostaw, czy usług np.:
- nieprawidłowy wybór trybu
- niewłaściwe szacowanie wartości zamówienia
- dzielenie zamówienia na kilka mniejszych w celu uniknięcia konieczności stosowania Prawa Zamówień Publicznych, lub pełnych procedur wymaganych przy konkurencyjnym wyborze ofert (zasada konkurencyjności)
- brak spójności pomiędzy ogłoszeniem o zamówieniu, a Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) i załącznikami do SIWZ (dotyczy PZP)
- wybór oferty dostawcy przy rażącym naruszeniu ustawy PZP lub wytycznych kwalifikowalności
- roboty dodatkowe zlecane z pominięciem lub naruszeniem PZP
- roboty dodatkowe deklarowane jako zamienne
- brak zapewnienia porównywalności ofert
- naruszenie zasady równego traktowania i uczciwej konkurencji przy udzielaniu zamówienia poprzez:
- postawienie wymogu wykazania się przez wykonawcę doświadczeniem w realizacji projektów finansowanych ze środków UE
- nieuprawnione ograniczenie konsorcjum, podwykonawstwa
- brak publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych/Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej informacji o przedłużeniu terminu składania ofert
- brak zamieszczenia informacji o tym jak oferenci z zagranicy mogą spełnić warunki udziału w postępowaniu
- żądanie polisy ubezpieczenia OC osoby wykonującej samodzielne techniczne funkcje w budownictwie
- żądanie tłumaczenia dokumentów sporządzonych w języku obcym przez tłumacza przysięgłego
- żądanie uprawnień osób wykonujących samodzielne techniczne funkcje w budownictwie zawężonych do określonych terenów (np. PKP)
- zamieszczanie w SIWZ lub innej dokumentacji opisującej przedmiot zamówienia parametrów, cech i warunków utrudniających uczciwą konkurencję albo mających na celu wybór konkretnego wykonawcy lub produktu
- niezgodność zapisów w SIWZ z umową zawartą z wykonawcą
- brak wszystkich ustawowo wymaganych informacji w zawiadomieniu o wyborze najkorzystniejszej oferty
- Możliwy do odzyskania/odliczenia podatek VAT zapłacony przez Beneficjentów w związku z realizowaną inwestycją przedstawiany jako wydatek kwalifikowalny we wniosku o płatność.
- Nieujawniane przez Beneficjenta przychody związane z realizacją projektu.
- Wydatki niekwalifikowane np.:
- nie są związane z realizacją projektu
- nie mieszczą się w katalogu wydatków kwalifikowalnych ujętych we wniosku o dofinansowanie
- poniesionych niezgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego (np. dokonywanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą gotówką zamiast za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w przypadku, gdy jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000,00 EUR przeliczonych na PLN)
- Wydatki sfinansowane z innych programów współfinansowanych ze środków UE i innych środków publicznych (podwójne finansowanie tych samych wydatków).
- Ewidencja i dokumentacja księgowa projektu:
- brak wyodrębnionej ewidencji księgowej do rozliczania projektu
- brak wymaganych opisów na dokumentach księgowych
- dokonywanie weryfikacji dokumentów księgowych przez nieuprawnione osoby
- błędy w dekretacjach księgowych
- błędy w wystawianych dokumentach wewnętrznych (np. OT – przyjęcie środka trwałego)
- Informacja i promocja projektu:
- brak informacji o fakcie, iż realizowane przedsięwzięcie otrzymało dofinansowanie z UE
- stosowanie logotypów niezgodnych z obowiązującymi wytycznymi
- błędy na tablicach informacyjnych w zakresie informacji na temat wysokości otrzymanego dofinansowania.
Niestety popełnienie błędów w realizacji projektu dotacyjnego może skutkować (zwykle skutkuje) poniesieniem konsekwencji finansowych – najczęściej w postaci ograniczenia przyznanego dofinansowania lub konieczności dokonania zwrotu już wypłaconych środków (korekta finansowa).
Realizując projekt trzeba być pieczołowitym i ostrożnym – potrzebny profesjonalizm. Zapraszamy do współpracy.
Pomagamy w opracowywaniu wniosków o dofinansowanie unijne oraz pisaniu biznes planów. Przeprowadzamy również audyt możliwości dotacyjnych. Zapoznaj się z naszą ofertą i skontaktuj w celu ustalenia szczegółów współpracy: tel.: +48 783 366 476, e-mail: poczta@resulto.pl
Wszelkie prawa do artykułu posiada Resulto Sp. z o.o. Kopiowanie i wykorzystanie fragmentów tekstu dozwolone jedynie pod warunkiem podania źródła.