Beneficjenci po złożeniu wniosku dotacyjnego oraz podpisaniu umowy o dofinansowanie są dopiero na początku drogi w „fizycznym” pozyskaniu dotacji. Czeka ich szereg biurokratycznej pracy – czyli rozliczenie dotacji. Niektóre projekty są łatwiejsze do rozliczania, inne trudniejsze. Biorąc pod uwagę, że w latach 2014-2020 zamiast uprościć procedury (takie były założenia) na razie się je jedynie utrudnia (stan na 2016), trzeba być bardzo cierpliwym i skrupulatnym. W każdym projekcie procedura rozliczenia dotacji składa się z kilku etapów. Ten artykuł będzie traktował o jednym z etapów – zasadach informowania o projekcie i jego promowaniu.

.

⇒ Znajdź odpowiednią dotacje dla siebie i firmy (tabelka) ⇐

 

Czytaj o rozliczaniu dotacji i pozostałych jego etapach

.

Rozliczanie dotacji unijnych – informacja i promocja.

Czym jest promocja projektu dotacyjnego?

W wielu ogłaszanych naborach, jednym z kosztów kwalifikowalnych są koszty informacji i promocji (w niektórych jest wprost wymagana stworzenie Planu promocji projektu wraz z określeniem grupy docelowej działań informacyjno – promocyjnych).

 

bardzo ważne jest wybranie odpowiedniej grupy docelowej dla działań informacyjno - 
- promocyjnych projektu; czasami warto określić kilka grup i w związku z tym 
należy zastosować różne, specyficzne/najlepiej pasujące działania dla każdej z grup

 

Bardzo często Wnioskodawcy mylą koszty informacyjno – promocyjne projektu z kosztami czysto marketingowymi. Oczywiście w niektórych przypadkach udaje się połączyć jedno z drugim, jednak w dużej części projektów, nie ma możliwości zakwalifikowania w projekcie standardowych działań marketingowych, jakie ponosimy w bieżącej działalności.

 

Podsumowując – promocja projektu dotacyjnego wiąże się z działaniami informującymi o fakcie pozyskania dofinansowania i realizacji projektu współfinansowanego ze środków europejskich. Oficjalnie: mieszkańcy UE (Polski, danego województwa) mają prawo wiedzieć na co są wydawane środki ze wspólnego budżetu UE. Nieoficjalnie: UE lubi się pochwalić 🙂

 

Działania informacyjne i promocyjne powinny odpowiadać wielkości projektu, brać pod uwagę jego cel i rodzaj – czyli uwzględniać jego potrzeby promocyjne.

.

Wymogi nałożone na Beneficjenta

Wymogi są nakładane na Beneficjentów bezpośrednich, a nie uczestników/odbiorców końcowych dofinansowania – czyli np. otrzymując dotację na rozpoczęcie działalności gospodarczej, nie masz obowiązku informowania o tym, bo Beneficjentem bezpośrednim tego dofinansowania były Instytucja Pośrednicząca (np. Urząd Pracy).

 

Forma działań informacyjno – promocyjnych oraz wybór poszczególnych działań jest uzależniony od wybranej grupy lub grup docelowych oraz od rodzaju i przedmiotu projektu. Wybieramy takie działania, które będą najbardziej adekwatne dla danej grupy (dla jednej grupy bardziej odpowiednie będzie seminarium, dla innej wystarczy ulotka, jeszcze dla innej informacje w języku angielskim).

 

Pomimo konieczności wyboru odpowiednich działań, każdy Beneficjent (podmiot, który otrzymał pozytywną decyzje o dofinansowaniu i podpisał umowę o dofinansowanie lub jest pewny jej podpisania), niezależnie od wybranej grupy docelowej i rodzaju projektu, jest zobowiązany do informowania o tym na swojej stronie, w swojej siedzibie oraz na wszystkich dokumentach związanych z projektem, na który otrzymał dofinansowanie. Wiąże się to przede wszystkim z:

 

• koniecznością oznaczenia znakiem UE, znakiem Funduszy Europejskich, a w przypadku programów regionalnych również herbem województwa lub jego logo promocyjnym:
  • wszystkich działań informacyjne i promocyjne dotyczące projektu, np.:
    • ulotki, broszury, publikacje, notatki prasowe, strony internetowe, newslettery, mailing, materiały filmowe, materiały promocyjne, konferencje, spotkania
    • w przypadku spotów audio, np. w radio, na końcu powinien znaleźć się komunikat słowny informujący o realizacji projektu w ramach środków UE.
  • wszystkich dokumentów projektowych, które są podawane do wiadomości publicznej, np.:
    • analizy, zapytania ofertowe, rozstrzygnięcia zapytań ofertowych, raporty, wzory umów, wzory wniosków, dokumentacja przetargowa, ogłoszenia
  • dokumentów i materiałów dla osób i podmiotów uczestniczących w projekcie, np.:
    • zaświadczenia, certyfikaty, zaproszenia, materiały informacyjne, programy szkoleń i warsztatów, listy obecności, prezentacje multimedialne, kierowaną do nich korespondencję, umowy
  • poniżej przykład loga dla projektu realizowanego w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego na lata 2014-2020:
  • oznaczenia/loga muszą być umieszczone w widocznym miejscu, a ich umiejscowienie oraz wielkość musza być odpowiednie do rodzaju i skali przedmiotu / dokumentu
    • kolejność znaków – od lewej do prawej – 1/ znak funduszy, 2/ znak województwa, 3/ znak UE
    • maksymalna liczba znaków w linii – 4
    • linia może byc pozioma lub pionowa – jednak preferowana jest pozioma
    • wśród znaków można umieścić swoje logo – jednak jest to wykluczone dla tablic informacyjnych i pamiątkowych
    • jest wystarczającym, jeśli wyłącznie jedna / np. pierwsza lub ostatnia zostanie oznaczona
    • znaki powinny być w wersji kolorowej – jednak jeśli cały dokument związany z projektem drukujemy tylko czarnym tuszem, to nie ma przeciwwskazań, aby loga również były czarno białe, kolory wymagane przy tablicach i plakatach oraz na stronie internetowej
    • jeśli realizujemy projekt z różnych programów i funduszy – dla różnych programów umieszczamy znak ogólny „Fundusze Europejskie” (bez podpisów), z kolei dla różnych funduszy  umieszczamy znak Unii Europejskiej z podpisem „Fundusze Strukturalne i Inwestycyjne” i  informację słowną, że materiał (np. projekt i wydrukowanie plakatu) jest współfinansowany ze środków konkretnego funduszu/funduszy
    • oznaczanie małych przedmiotów – jeśli znaki byłyby nieczytelne, należy umieścić znak Funduszy Europejskich z napisem Fundusze Europejskie (bez nazwy programu) oraz znak UE tylko z napisem Unia Europejska – ostatecznie znaki muszą być widoczne
      • mimo ograniczonego miejsca, zawsze stosujemy pełne nazwy „Unia Europejska” i „Fundusze Europejskie”
      • w przypadku, gdy przedmiot, który chcemy użyć do działań informacyjno – promocyjnych jest tak mały, że znaki nie są czytelne, nie możemy go używać do działań informacyjno – promocyjnych projektu
    • wzory znaków są dostępne m.in. na stronie funduszy europejskich, krajowych i regionalnych programów operacyjnych (np. rpo.dolnyslask.pl)

 

• koniecznością umieszczenia opisu projektu na stronie internetowej:
  • na posiadanej stronie – najlepiej w specjalnie stworzonej zakładce do tego przeznaczonej – zatytułowanej np. „Projekty unijne”
  • jeśli Beneficjent nie posiada strony albo posiada, ale chciałby mimo wszystko założyć specjalną stronę dla projektu – ma taką możliwość
  • w specjalnej zakładce lub nowej stronie, informujemy o wszystkich działaniach podejmowanych w ramach projektu oraz rezultatach tych działań, np.:
    • informujemy o zapytaniach ofertowych, rozstrzygnięciach zapytań, o instalacji danej maszyny, o konferencjach/seminariach związanych z projektem, o materiałach w prasie, radio, telewizji na temat Beneficjenta i projektu

 

• koniecznością umieszczenia plakatu lub tablicy (informacyjnej lub/i pamiątkowej) w miejscu realizacji projektu, np.:
  • biuro podmiotu, w widocznym miejscu przed siedzibą podmiotu, miejscu prac budowlanych – czyli w miejscu zapewniającym potencjalnym odbiorcom projektu możliwość zapoznania się z informacjami na niej zawartymi

 

• koniecznością przekazywania uczestnikom projektu (podmioty i/lub osoby) informacji o tym, że projekt jest współfinansowanych ze środków unijnych, np.:
  • w formie odpowiedniego oznakowania konferencji, warsztatów, szkoleń, wystaw, targów; dodatkowo możesz przekazywać informację w innej formie, np. słownej.

 .

Kiedy plakat, a kiedy tablica informacyjna i w jakiej formie?

W zależności od rodzaju projektu i kwoty dofinansowania Beneficjenci są zobowiązani do umieszczenia w widocznym miejscu co najmniej jednego plakatu identyfikującego projekt lub tablicy informacyjnej i/lub pamiątkowej:

 

• tablica informacyjna i/lub pamiątkowa
  • wymagana dla projektu o kwocie dofinansowania powyżej 500 tys. EUR i dotyczącego infrastruktury lub prac budowlanych
  • dodatkowo przy kwocie dofinansowanie powyżej 500 tys. EUR i dotyczącego środków trwałych obligatoryjna jest tablica pamiątkowa
  • tablicę informacyjną umieszczamy w trakcie realizacji projektu (w momencie jego rozpoczęcia) i trzymamy do końca realizacji
  • tablice pamiątkową umieszczamy w momencie zakończenia realizacji projektu, nie później niż 3 miesiące od tego terminu i utrzymujemy ją przez okres trwałości, czyli 3 lata dla MSP i 5 lat dla pozostałych podmiotów (z uwagi na tak długi okres musi być wykonana z trwałych materiałów)
    • jeśli Projekt rozpoczął się przed uzyskaniem dofinansowania, tablica umieszczamy po otrzymaniu decyzji o dofinansowaniu lub po podpisaniu umowy o dofinansowanie, jednak nie późnij niż 2 miesiące od tego terminu
  • jeśli projekt jest realizowany w kilku miejscach, jesteśmy zobowiązani do umieszczenia kilku tablic, w przypadku inwestycji liniowych (np. drogi, koleje, ścieżki rowerowe,etc.) należy zastosować przynajmniej dwie tablice pamiątkowe na odcinku początkowym i końcowym
  • jeśli tablica jest uszkodzona lub informacje na niej zawarte stają się nieczytelne, należy ją wymienić
  • tablica powinna zawierać
    • zestaw logo
    • tytuł i cel Projektu (na etapie opracowywania wniosku o dofinansowanie, należy pamiętać, aby tytuł był zrozumiały, niezbyt długi oraz był adekwatny do planowanego przedsięwzięcia – jest to bardzo ważne, bo tytuł będzie używany praktycznie we wszystkich działaniach informacyjno – promocyjnych, dodatkowo skrócony opis projektu, zawierający cele, powinien być napisany prostym i zrozumiałym dla wszystkich językiem – gdyż również może być wykorzystywany, np. na plakatach, tablicach, czy stronie internetowej)
    • nazwę Beneficjenta
    • adres portalu www.mapadotacji.gov.pl
  • rozmiary tablicy
    • minimalny rozmiar 80×120 cm
    • jednak należy pamiętać, aby informacje i znaki były czytelne – szczególnie w sytuacji, kiedy tablica znajduje się w znacznej odległości od miejsca, w którym mogą się znajdować potencjalni odbiorcy projektu – rozmiar tablicy dobieramy w taki sposób, aby widoczność nie stanowiła problemu, dodatkowo dla dużych projektów infrastrukturalnych i budowlanych (projekty kolejowe, drogowe) minimalny rozmiar tablicy, to 6 m2
  • tablice nie może zakłócać ładu przestrzennego, a jej wielkość, lokalizacja i wygląd powinny być zgodne z lokalnymi regulacjami lub zasadami dotyczącymi estetyki przestrzeni
    publicznej i miast oraz zasadami ochrony przyrody i charakterystyką otoczenia
  • tablice pamiątkowe mogą być małe lub duże
    • z tego względu tablica informacyjna może być jednocześnie tablicą pamiątkową, jeśli będzie wykonana z wytrzymałego materiału (np. pcv) i dodatkowo zostanie zabezpieczona przed działaniem czynników atmosferycznych i mechanicznych – np. laminowanie folią, jeśli chcemy umieścić małą tablicę pamiątkową (z uwagi na dbałość o estetykę i poszanowanie dla kontekstu przyrodniczego, kulturowego, społecznego lub z uwagi na fakt umieszczania tablicy wewnątrz budynku, czy w pobliżu zabytków)
    • preferowany minimalny rozmiar to A3, jednak nie mniejszy niż A4
    • tablice pamiątkowe umieszczamy najczęściej przy wejściach do budynków itp.
    • jeśli zostają przekształcane z tablic informacyjnych lub będą to duże tablice pamiątkowe – ich miejsce się nie zmienia lub posługujemy się tymi samymi wytycznymi, co dla tablic informacyjnych

 

• plakat 
  • umieszczamy w pozostałych przypadkach – dla projektów o dofinansowaniu poniżej 500 tys. EUR i niedotyczącego działań infrastrukturalnych i prac budowlanych
    • oczywiście nawet w sytuacji, kiedy nie jest wymagane umieszczenie tablicy informacyjnej Beneficjent może ją umieścić zamiast plakatu
  • plakat powinien być odpowiednio zabezpieczony, aby był czytelny przez cały okres realizacji projektu, a dodatkowo powinien być umieszczony w widocznym miejscu, jeśli plakat jest uszkodzony lub informacje na nim zawarte stają się nieczytelne, należy go wymienić (analogicznie jak dla tablicy informacyjnej i pamiątkowej)
  • minimalny rozmiar – A3 (arkusz o wymiarach 297×420 mm)
    • może mieć formę plansz informacyjnych, stojaków reklamowych itp. (jeśli minimalny, wymagany rozmiar zostanie zachowany)
  • materiał do wykonania plakatu
    • papier
    • trwalsze tworzywo – np. plastik, pcv, drewno
  • plakat  powinien zawierać
    • zestaw logo
    • tytuł i cel Projektu
    • nazwę Beneficjenta
    • adres portalu www.mapadotacji.gov.pl
    • wysokość dofinansowania
    • można również umieścić dodatkowe informacje – przy założeniu, że obligatoryjne elementy będą widoczne i czytelne
  • plakat umieszczamy w trakcie realizacji projektu (nie później niż 1 miesiąc od pozyskania dofinansowania/podpisania umowy) i trzymamy do końca realizacji
  • jeśli w jednym miejscu realizujemy kilka projektów, to można umieścić informacje o nich wszystkihc na 1 plakacie

 

• odstępstwa od obligatoryjnych wymogów oraz inne formy oznaczenia miejsca realizacji lub środków trwałych 
  • w przypadkach, kiedy ze względu na przepisy prawa nie można zastosować przewidzianych, obligatoryjnych działań lub gdy zastosowanie takich form wpływałoby negatywnie na realizację Projektu lub jego rezultaty, instytucja przyznająca dofinansowanie może wyrazić zgodę na odstępstwa lub zmiany zaproponowane przez beneficjenta – wymagana zgoda instytucji na piśmie  (którą przedstawiamy w trakcie kontroli)
  • w poprzednich latach wymagane były również naklejki na zakupione środki trwałe, jednak obecnie nie jest to wymóg obligatoryjny

 

wzory i przykłady tablic oraz plakatów znajdują się m.in. na stronie funduszy 
europejskich, krajowych i regionalnych programów operacyjnych np. rpo.dolnyslask.pl

.

Jak powinna wyglądać strona internetowa / zakładka / podstrona informująca o projekcie dotacyjnym?

Jeśli posiadamy już stronę internetową, to wystarczy ją odpowiednio dostosować do wymogów – np. tworząc oddzielną podstronę/zakładkę. Jeśli takowej strony nie posiadamy, musimy ją stworzyć i umieścić informacje zgodnie z wymogami.

 

Na stronie powinny znajdować się:

 

• zestaw logo
  • flaga UE z napisem Unia Europejska musi być widoczna bez konieczności przewijania strony w dół
  • dla pozostałych znaków nie ma takiego wymogu, jednak przeważnie są one umieszczane razem, poziomo obok siebie, więc będą również widoczne)
• krótki opis projektu
  • cele projektu
  • planowane efekty
  • wartość projektu, wkład Funduszy Europejskich
• rekomendowane jest również zamieszczanie informacji dotyczących postępu prac i harmonogramu oraz zdjęć, grafik, materiałów audiowizualnych

.

Jakie dodatkowe działania informacyjne i promocyjne możesz podejmować?

Działania, oprócz wymaganych, które można przeprowadzać (oczywiście po odpowiednim uargumentowaniu, dopasowaniu do grupy docelowej i projektu):

 

• naklejki lub tabliczki na maszynach, urządzeniach i sprzęcie
• dokumentacja fotograficzna projektu na stronę internetową
• banery internetowe
• artykuły/wpisy na portalach internetowych
• ulotki, broszury, roll upy
• informacja prasową dla mediów
• artykuły w lokalnej prasie oraz spoty w radiu, czy telewizji
• spotkanie informacyjne, konferencja, seminarium na temat realizowanego projektu
• zaprezentować projekt na spotkaniach, konferencjach, targach branżowych, wydarzeniach promujących projekty unijne wraz ze stworzeniem stoiska promocyjnego
• mailing do ainteresowanych osób
• publiczne wypowiadanie się o projekcie

.

Jakie działania nie są rekomendowane?

• produkcja i dystrybucja gadżetów do promocji (chyba że są niezbędnym elementem wspierającym inne działanie i są dopasowane do celu komunikacyjnego)
• wydatki na cele reprezentacyjne, których nie można jednoznacznie uznać za związane z promocją projektu

.

Udokumentowanie działań informacyjno – promocyjnych projektu

Prawidłowość przeprowadzonych działań informacyjno – promocyjnych może być przedmiotem kontroli projektu. Z tego względu należy przygotować i przechowywać dokumentację potwierdzającą, że nasze działania były adekwatne i zgodne z wymogami rozliczania dotacji unijnych.

 

Poniżej przedstawiamy przykładowe sposoby dokumentacji dla wybranych działań informacyjno – promocyjnych projektu współfinansowanego ze środków europejskich.

 

• strona internetowa – zrzut z ekranu
• plakat, tablica informacyjna/pamiątkowa – zdjęcie potwierdzające umieszczenie
• spotkania informacyjne, konferencje, seminaria – ogłoszenia, zaproszenia, program spotkania, lista uczestników, zdjęcia, podsumowanie, ankieta oceniająca spotkanie i jej wyniki, notatka prasowa, materiały dla dziennikarzy, kopie artykułów dot. zorganizowanych spotkań
• wizytacja projektu np. dla dziennikarzy lub innych zainteresowanych – zaproszenia, zdjęcia, kopie materiałów o projekcie, kopie artykułów dot. wizytacji
• mailingi – kopia wysłanego maila, lista mailingowa
• ulotki, broszury – pojedyncze egzemplarze lub ich zdjęcie oraz informacje o nakładzie i sposobie dystrybucji
• udział w przedsięwzięciach organizowanych przez instytucje realizujące programy, np. inicjatywy typu Dni Otwarte Funduszy Europejskich – zaproszenia, zdjęcia, kopie materiałów o projekcie, zrzut ze strony internetowej z informacjami o tym, że projekt został udostępniony zainteresowanym, podsumowanie, statystyki ile osób obejrzało projekt
• ogłoszenia, artykuły w prasie –  pojedyncze egzemplarze lub skany
• materiały dla prasy – kopia materiałów, ewentualnie lista wysyłkowa
• informacje, artykuły na portalach internetowych – zrzut z ekranu, na którym widać datę publikacji
• stoiska promocyjne – zdjęcia, ewentualnie krótki opis przedsięwzięcia, podsumowanie akcji informacyjnej
• inne materiały promocyjne, np. roll up – zachowanie pojedynczych egzemplarzy do kontroli lub zdjęcia, listy dystrybucyjne materiałów

.

Informacje dodatkowe

• poradniki i instrukcje omawiające rozliczenie dotacji znajdują się na stronach instytucji prowadzących nabór wniosków w danym programie
  • nowy podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta
• w ramach planowanych działań należy przestrzegać zasad równości szans i niedyskryminacji, w tym zasady dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn
• zabronione jest stosowanie przekazu i jakichkolwiek innych elementów dyskryminujących, ośmieszających bądź utrwalających stereotypy ze względu na niepełnosprawność czy płeć, rasę lub pochodzenie etniczne, religię lub światopogląd, wiek lub orientację seksualną.

 .

Pomagamy w pozyskiwaniu i rozliczaniu dotacji unijnych oraz podejmowaniu racjonalnych decyzji inwestycyjnych. Zapytaj o naszą ofertę: tel.: +48 783 366 476, e-mail: poczta@resulto.pl

Wszelkie prawa do artykułu posiada Resulto Sp. z o.o. Kopiowanie i wykorzystanie fragmentów tekstu dozwolone jedynie pod warunkiem podania źródła.