Beneficjenci po złożeniu wniosku dotacyjnego oraz podpisaniu umowy o dofinansowanie są dopiero na początku drogi w „fizycznym” pozyskaniu dotacji. Czeka ich szereg biurokratycznej pracy – czyli rozliczenie dotacji. Niektóre projekty są łatwiejsze do rozliczania, inne trudniejsze. Biorąc pod uwagę, że w latach 2014-2020 zamiast uprościć procedury (takie były założenia) skomplikowano je jeszcze bardziej (stan na 2016), trzeba być bardzo cierpliwym i skrupulatnym. W każdym projekcie procedura rozliczenia składa się z kilku etapów. Ten artykuł będzie traktował o jednym z etapów – sprawozdawczość projektu.

.

⇒ Znajdź odpowiednią dotacje dla siebie i firmy (tabelka) ⇐

.

Czytaj o rozliczaniu dotacji i pozostałych jej etapach

 

Rozliczenie dotacji – sprawozdawczość projektu

W trakcie realizacji projektu oraz po jego zakończeniu Beneficjenci są zobowiązani do:

 

• prowadzenia i przechowywania dokumentacji projektowej
• informowania organizatora naboru o podejmowanych działaniach, efektach tych działań oraz wydatkach dot. realizacji projektu
• informowania o przyszłych działaniach i wydatkach.

 

Sprawozdawczość wiąże się z koniecznością oceny Beneficjenta i realizowanego projektu. Przede wszystkim jesteśmy zobowiązani do:

 

• poddania się kontroli organizatora
  • również kontroli doraźnej
• prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektowej
  • przechowywanie w siedzibie Beneficjenta
  • udostępnienie do wglądu przedstawicielom organizatora oraz podmiotom kontrolującym np.:
    • Komisja Europejska, Europejski Trybunał Obrachunkowy
• monitorowania projektu
• unikania podwójnego finansowania
• informowanie organizatora, przede wszystkim o:
  • podejmowanych działaniach oraz działaniach planowanych
  • osiąganiu wskaźników i efektów oraz ich odpowiedniego udokumentowania
  • ponoszonych i planowanych do poniesienia wydatkach wraz z ich odpowiednim udokumentowaniem
  • zmianach wpływających lub mogących wpłynąć na utrzymanie wskaźników i efektów projektu
  • zmianie właściciela infrastruktury / sprzętu dofinansowanego ze środków unijnych
  • decyzji o zaprzestaniu działalności
  • decyzji o przeniesieniu działalności
  • ogólnych zmianach powodujących uzyskanie nieuzasadnionych korzyści
  • możliwości odzyskania VAT-u (jeśli był on pierwotnie kwalifikowalny)

 

Sprawozdania są badane pod względem zgodności z zapisami z umowy o dofinansowanie i wniosku o dofinansowanie oraz sprawdzane jest, czy zakupy w projekcie zostały dokonane prawidłowo. Sprawozdania są elementem wniosku o płatność.

 

Wniosek o płatność

 

Wniosek o płatność - dokument składany w celu wypłaty dofinansowania

 

Dofinansowanie jest wypłacane na dwa sposoby:

 

• w ramach refundacji poniesionych wydatków
  • refundacja częściowa
  • refundacja całkowita
• w ramach zaliczki – na wydatki planowane.

 

Aby wniosek o płatność został dobrze oceniony oraz dofinansowanie trafiło na konto bankowe – Beneficjenci są zobowiązani do przestrzegania instrukcji wypełniania wniosku o płatność oraz załączenia niezbędnych dokumentów – potwierdzających, że wydatki zostały faktycznie poniesione (nie dotyczy wniosku o wypłatę zaliczki).

Wnioski o płatność tworzy się i wysyła za pomocą Centralnego Systemu Teleinformatycznego (CST) – sl2014.gov.pl

 

 

Pozwala on na:

 

• utworzenie wniosku o płatność
  • płatność refundacyjna, zaliczkowa lub rozliczenie zaliczki
• przesyłaniu wniosku o płatność do organizatora naboru
• prowadzenie korespondencji z organizatorem naboru
• przekazać harmonogram realizacji projektu
• ewidencjonować informacje o:
  • procedurze zakupów
  • osobach odpowiedzialnych za realizację projektu
  • uczestnikach projektu.

 

Czytaj więcej o Centralnym Systemie Teleinformatycznym CST.

 

Rodzaje wniosków o płatność

 

• wniosek o płatność zaliczkową
• wniosek o płatność pośrednią (refundacja)
• wniosek pełniący funkcję sprawozdawczą – w przypadku braku wydatków w danym okresie
• wniosek o płatność końcową
  • składany po zakończeniu realizacji projektu
  • musi dotyczyć wypłaty co najmniej 5% wartości dofinansowania.

 

Jak często składamy wniosek o płatność?

 

• nie rzadziej niż raz na 3 miesiące i taki okres jest preferowany
• za zgodą organizatora można składać częściej.

 

Jakie załączniki należy złożyć wraz z wnioskiem o płatność?

 

Do wniosku o płatność załącza się przede wszystkim:

 

• faktury
• inne dowody księgowe (jeśli dotyczy)
• dowody zapłaty
• protokoły odbioru
• umowy z wykonawcami
• oświadczenia
  • oświadczenie dot. Urzędu Skarbowego (zapoznaj się z wzorem dla RPO WD 2014-2020)
  • oświadczenie dot. ZUS (zapoznaj się z wzorem dla RPO WD 2014-2020)
  • inne oświadczenia (zapoznaj się z przykładowym katalogiem dla RPO WD 2014-2020), dot. m.in.:
    • kosztów osobowych
      • zapoznaj się z kalkulatorem kosztów osobowych dla RPO WD 2014-2020
        • umowa o dzieło
        • umowa o pracę i umowa zalecenie
    • amortyzacji
    • leasingu
    • źródeł zewnętrznych.

 

Wykaz wymaganych załączników do wniosku o płatność różni się w zależności od rodzaju naboru, organizatora oraz typu projektu. Jednak wiele punktów jest wspólnych.

 

Zapoznaj się z katalogiem załączników do wniosku o płatność dla projektów realizowanych w ramach RPO Dolnego Śląska na lata 2014-2020.

 

Dodatkowo, w celu potwierdzenia poprawności procedury zakupów w projekcie, Beneficjent sporządza raport / notatkę z wyboru oferenta (wraz z oceną kryteriów, na podstawie których wybrany został oferent), do której załącza zapytanie ofertowe, dowody upublicznienia zapytania ofertowego, informację o wyborze, dowody upublicznienia informacji o wyborze, otrzymane oferty i inne (jeśli dotyczą). Zapoznaj się z wymaganiami przy procedurze zakupów w projekcie.

 

Dodatkowe zasady:

 

• załączniki składamy w wersji elektronicznej (skany oryginałów)
  • każdy z załączników składa się tylko raz do organizatora
  • wyjątek: jeśli faktury lub inne dokumenty księgowe są rozliczane w więcej niż jednym wniosku o płatność, należy je ponownie załączyć do wniosku o płatność jedynie w sytuacji, gdy opis do nich uległ zmiania
• oświadczenia podpisuje osoba upoważniona do składania oświadczeń w Projekcie
• dla wniosków o funkcji sprawozdawczej oraz wniosków o zaliczkę nie są wymagane załacznki
  • załączniki nie są również wymagane dla wydatków w całości niekwalifkowalnych
  • jednak należy te wydatki wykazać w Zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki w Centralnym Systemie Teleinformatycznym.

 

Oznakowanie dokumentów

 

• każdy dokument tworzony przez Beneficjenta powinien być oznakowany logami unijnymi – dowiedz się więcej o zasadach promowania projektu
• dodatkowo każdy dokument księgowy powinien być oznakowany w sposób przypisujący go jednoznacznie do konkretnego projektu
  • pieczątka na 1 stronie faktury informująca o tym, że wydatek jest ponoszony w ramach projektu dotacyjnego
  • opis na odwrocie – pozwalający przypisać jednoznacznie dany wydatek.

 

Kontrola projektu po wnioskach o płatność i sprawozdaniach

 

Na skutek oceny składanych wniosków o płatność i sprawozdań z realizacji, w zależności jakie nieprawidłowości zostają wykryte oraz jak oceniane jest ryzyko dot. prawidłowej realizacji projektu, organizator może przeprowadzić kontrolę.

 

Czytaj jak wygląda kontrola projektu i jak się do niej przygotować.

 

Ewidencja księgowa oraz rachunek bankowy projektu

 

Rozliczenie dotacji i realizacja projektu wiążą się z wieloma obowiązkami, m.in. beneficjent musi pamiętać o:

 

• wydzieleniu operacji finansowych związanych z projektem – operacje finansowe związane z projektem powinny się odbywać na specjalnym, stworzonym/wyodrębnionym do tego celu koncie bankowym (jego numer podaje się w umowie o dofinansowanie)
• wyodrębnionej dokumentacji księgowej – która umożliwi bezproblemową identyfikację wszystkich dokumentów księgowych dot. projektu:
  • nie ma sztywnych wytycznych opisujących jak prowadzić odrębną ewidencję księgowa (ewidencja ta ma być czytelna i pozwalać na bezproblemową identyfikację pozycji dot. projektu)
    • może to być jednolite oznakowanie pozycji związanych z projektem
    • lub ujmowanie pozycji związanych z projektem na utworzonych do tego celu kontach
  • ewidencja księgowa dot. projektu powinna zostać opisana np. w Polityce Rachunkowości lub innym dokumencie regulującym zasady rachunkowości
  • wyodrębnione ewidencjonowania ułatwia działania Beneficjenta i pozwala na sprawniejsze przejście przez etap kontroli projektu.

 

Sprawozdawczość po zakończeniu realizacji projektu – okres trwałości projektu

Można pomyśleć, że wraz z datą końcową realizacji projektu jesteśmy już po rozliczeniu. Jednak na Beneficjentów, którzy zakończyli realizację projektu, ciąży obowiązek utrzymania trwałości projektu, a wraz z nim kolejne wymagane działania do przeprowadzenia. Niepoprawne przeprowadzenie tego etapu może skutkować odebraniem dotacji oraz koniecznością zapłacenia odsetek (obliczonych analogicznie jak dla zaległości podatkowych i proporcjonalnie do okresu, w którym nie przestrzegana była zasada trwałości).

 

Zapoznaj się z obowiązkami sprawozdawczymi, jakie ciążą na Beneficjencie w trakcie okresu trwałości projektu.

 

Poradniki i instrukcje dotyczące rozliczania dotacji unijnych znajdują się na stronach instytucji prowadzących nabór wniosków w danym programie.

 

Pomagamy w pozyskiwaniu i rozliczaniu dotacji unijnych oraz podejmowaniu racjonalnych decyzji inwestycyjnych. Zapytaj o naszą ofertę: tel.: +48 783 366 476, e-mail: poczta@resulto.pl

Wszelkie prawa do artykułu posiada Resulto Sp. z o.o. Kopiowanie i wykorzystanie fragmentów tekstu dozwolone jedynie pod warunkiem podania źródła.