Beneficjenci po złożeniu wniosku dotacyjnego i otrzymaniu decyzji o dofinansowaniu są na początku drogi w „fizycznym” pozyskaniu dotacji. Obowiązkiem jest rozliczenie dotacji. Pierwszym krokiem, który należy wykonać, jest podpisanie umowy o dofinansowanie – proces zaczyna się w chwili otrzymania pisma z decyzją o pozytywnej ocenie wniosku i przyznaniu dofinansowania. Wraz z pismem dostarczana jest lista dokumentów, które należy przygotować w celu podpisania umowy o dofinansowanie. Jakie dokumenty są wymagane?
⇒ Znajdź odpowiednią dotacje dla siebie i firmy (tabelka) ⇐
.
Czytaj o rozliczaniu dotacji i pozostałych jego etapach
Podpisanie umowy o dofinansowanie
Umowa o dofinansowanie - opis uprawnień, zobowiązania, budżetu oraz harmonogramu Przedmiot umowy o dofinansowanie - projekt opisany we wniosku dofinansowanie Przykładowy wzór umowy o dofinansowanie (RPO Dolny Śląsk 2014-2020)
Umowa o dofinansowanie określa m.in.:
- wysokość i warunki dot. dofinansowania
- zasady realizacji
- zasady rozliczania
- zasady kontroli
- zasady dot. bieżącego monitoringu
- procedurę dokonywania zmian
- wymagania dot. promowania projektu
- wymagania dot. zakupów.
Po podpisaniu umowy czas na właściwe rozliczenie dotacji.
Wymagane dokumenty
Po ustaniu naturalnej radości z decyzji organizatora o przyznaniu nam dofinansowania, należy bezzwłocznie przystąpić do przygotowania długiej listy dokumentów. Obowiązkowe dokumenty mogą się różnić w zależności od naboru, projektu i formy prawnej Wnioskodawcy. Kompletna lista załączników znajduje się na ostatnich stronach pisma z decyzją o dofinansowaniu oraz w dokumentacji konkursowej.
Pierwszym i najważniejszym załącznikiem będzie złożony wniosek o dofinansowanie (zmiany we wniosku są możliwe jedynie po zatwierdzeniu przez organizatora, a dodatkowo niektóre z nich wymagają podpisania aneksu).
Dodatkowo, najczęściej wymaganymi załącznikami są:
- zabezpieczenia, np.:
- weksel
- gwarancja bankowa
- poręczenie
- kopia umowy rachunku bankowego do realizacji projektu
- dokumenty rejestrowe:
- wyciąg z CEIDG
- odpis KRS
- NIP
- REGON
- zaświadczenia o niezaleganiu z należnościami publicznymi:
- ZUS
- US.
Przykładowa lista załączników do umowy o dofinansowanie w ramach naboru 1.5.1 Regionalny Program Operacyjny Dolnego Śląska 2014-2020
- Oświadczenie o niewystąpieniu jakichkolwiek zmian w dokumencie rejestrowym w stosunku do stanu ujawnionego w KRS lub CEIDG
- Aktualne zaświadczenie z właściwego US lub oświadczenie o niezaleganiu z należnościami wobec Skarbu Państwa Wnioskodawcy i Partnera (jeśli dotyczy)
- Aktualne zaświadczenie z właściwego oddziału ZUS o niezaleganiu w opłacaniu składek Wnioskodawcy i Partnera (jeśli dotyczy)
- Oświadczenie Wnioskodawcy/Partnera (jeśli dotyczy) o niekaralności
- Harmonogram płatności w okresie realizacji projektu
- Oświadczenie o spełnianiu kryteriów MŚP lub Oświadczenie o niewystąpieniu zmian w statusie MŚP przedsiębiorcy Wnioskodawcy/Partnera (jeśli dotyczy)
- Formularz Identyfikacji Finansowej
- Formularz Identyfikacji Finansowej dotyczący rozliczania zaliczki
- Oświadczenie o aktualności informacji zawartych w Formularzu informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis
- Oświadczenie o aktualności informacji zawartych w Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc inną niż de minimis lub pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie złożonym wraz z wnioskiem o dofinansowanie
- Oświadczenie dotyczące ubiegania się o środki z innych źródeł na sfinansowanie wydatków objętych przedkładanym projektem
- Oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT oraz
- zaświadczenie z właściwego US potwierdzające, że Wnioskodawca/Partner jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony
- Oświadczenie o posiadanym prawie do dysponowania nieruchomością na cele budowlane (jeśli dotyczy)
- Oświadczenie o posiadanym prawie do dysponowania nieruchomością w celu realizacji projektu
- Kopia ostatecznego pozwolenia na budowę lub zgłoszenia zamiaru wykonania robót budowlanych (jeśli dotyczy)
- Zaświadczenie organu odpowiedzialnego za monitorowanie obszarów Natura 2000 (jeśli dotyczy lub jeśli nie zostało złożone na etapie składania wniosku o dofinansowanie)
- Deklaracja organu odpowiedzialnego za gospodarkę wodną (jeśli dotyczy lub jeśli nie zostało złożone na etapie składania wniosku o dofinansowanie)
- Kopia ostatecznej decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach wraz ze streszczeniem raportu OOŚ i dokumentacją dotyczącą postępowania OOŚ (jeśli dotyczy)
- Potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie otrzymanych Zaświadczeń o pomocy de minimis (z ostatnich 3 lat, dla Wnioskodawcy i podmiotów powiązanych)
- Kopie potwierdzonych za zgodność z oryginałem kompletu dokumentów finansowych za bieżący rok (jeśli nie były złożone na etapie składania wniosku o dofinansowanie)
- Wykaz osób uprawnionych do wykonywania w im. Wnioskodawcy czynności związanych z realizacją projektu wraz z kwestionariuszami osobowymi tych osób
- Kopia aktualnego (nie starszego niż 5 miesięcy) zaświadczenia o wywiązywaniu się z obowiązku wnoszenia opłat za korzystanie ze środowiska (jeśli dotyczy).
- Dokumentację z zakończonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego , dla wartości szacunkowej wyższej lub równej 209 000EUR
- Pełnomocnictwo do podpisania umowy i realizacji projektu w imieniu Wnioskodawcy/Beneficjenta (w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym)
Błędy w złożonej dokumentacji
- w sytuacji, kiedy złożone do sprawdzenia dokumenty będą zawierały błędy lub braki, organizator naboru wzywa do ich uzupełnienia
- jeśli nie zostaną one uzupełnione – umowa o dofinansowanie nie zostanie podpisana.
Poradniki i instrukcje omawiające rozliczenie dotacji znajdują się na stronach instytucji prowadzących nabór wniosków w danym programie.
Pomagamy w pozyskiwaniu i rozliczaniu dotacji unijnych oraz podejmowaniu racjonalnych decyzji inwestycyjnych. Zapytaj o naszą ofertę: tel.: +48 783 366 476, e-mail: poczta@resulto.pl
Wszelkie prawa do artykułu posiada Resulto Sp. z o.o. Kopiowanie i wykorzystanie fragmentów tekstu dozwolone jedynie pod warunkiem podania źródła.